Dicas para a organização de viagens corporativas

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Já pensou quantos procedimentos são necessários para o planejamento de uma viagem corporativa? Essas viagens podem ter vários objetivos, desde a participação de eventos da área, tais como, reuniões, palestras, feiras e congressos; a integração da equipe por meio de cursos e treinamentos ou até mesmo a prospecção de novos clientes e o fechamento de novos contratos.

 Para que a viagem corporativa atenda as expectativas e alcance os resultados esperados, é necessário seguir alguns passos para uma organização eficaz. Confira:

Planeje com antecedência:

O planejamento é um dos princípios essenciais para a organização de uma viagem corporativa. O gestor do RH ou o responsável pelas viagens da empresa deverá programar com antecedência todo o escopo da viagem, destacando os principais objetivos, o roteiro/ programação, a quantidade e os dados dos colaboradores que irão, o orçamento disponível, além da seleção dos fornecedores  necessários para que a viagem ocorra da melhor forma, como por exemplo, as formas de transporte/ deslocamento dos colaboradores, para assim, evitar possíveis problemas imprevistos.  

Desenvolva uma política para viagens corporativas:

Por meio de uma política de viagens corporativas, é possível determinar regras, orientações e diretrizes principais a serem seguidas durante essas viagens, sejam elas de curta ou de longa duração. Esse guia auxiliará na centralização e clareza das informações relacionadas a esse tema para os colaboradores e irá gerar mais organização para o gestor de RH ou o responsável pela viagem.

Após o desenvolvimento desta política, é indicado o envio para todos os colaboradores que participarão da viagem corporativa para garantir que todos estejam cientes sobre as informações contidas nesse material.

Oriente os funcionários:

É importante que os colaboradores envolvidos entendam e sigam os principais objetivos das viagens para que estas não ser tornem onerosas para as empresas e sim, experiencias enriquecedoras em todos sentidos. Além disso, é necessário orientar os colaboradores sobre a importância da pontualidade e disciplina com os compromissos corporativos bem como o impacto que atrasos podem gerar para a equipe como um todo. Pense na seguinte situação: Um único colaborador recrutado para a viagem atrasou 1 hora, sendo que os demais chegaram no ponto de encontro do veículo fretado com antecedência. Infelizmente, devido a esse único atrasado, todos perderam a palestra corporativa. Imagine o prejuízo e a frustração para todos os envolvidos, em especial, para a empresa.

Conscientize sobre as responsabilidades dos colaboradores viajantes, afinal, eles representarão a empresa nessas ocasiões. Oriente também sobre a importância de realizar o próprio planejamento, com a preparação de checklists, registro de todos os gastos, preparação das pautas para as reuniões, determinar quais contatos estratégicos é importante fazer e outros pontos.

Procure uma empresa especializada para te ajudar:

Um dos pontos essenciais do planejamento das viagens corporativas é a escolha de fornecedores e parceiros para ajudar o gestor de RH ou organizador nessa missão.  Dentre esses fornecedores, é essencial definir o meio de transporte a ser utilizado, a procedência da empresa e a quantidade de modais necessários.

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