Uma pessoa segura um tablet com gráficos diante de um armazém, verificando a digitalização de processos.

Digitalização de processos: por que é importante investir na mudança

11 minutos

Migrar para o digital reduz desperdício de tempo dos seus funcionários

A digitalização de processos nas empresas se tornou imperativa em um mundo cada vez mais complexo. Mas a transformação digital ainda é uma realidade distante para muitas companhias brasileiras. Segundo relatório da McKinsey Brasil, nossas menores notas de maturidade digital são dos setores de indústria avançada (30 pontos em 100) e indústria de base (33 pontos). Já as empresas de varejo e de serviços financeiros alcançaram 45 e 46 pontos, nesta ordem.

A consultoria aponta que empresas menos maduras costumam adotar iniciativas dispersas, o que resulta em grandes desafios de execução. De acordo com um levantamento divulgado pela MIT Technology Review, o maior desafio é a falta de profissionais qualificados. Esse problema foi apontado por 23,8% dos executivos. Outra questão preocupante é a falta de investimento das empresas na transformação digital, indicada por 17%.

Neste artigo, serão apresentadas as principais vantagens e como investir na digitalização de processos em sua empresa.

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Uma pessoa segura um tablet com gráficos diante de um armazém, verificando a digitalização de processos.
Uma pessoa segura um tablet com gráficos diante de um armazém, verificando a digitalização de processos.

O que é digitalização de processos?

No mundo corporativo, a digitalização é indicada como solução para gastos altos e desnecessários com papéis, armazenamento e indexação. Isso porque tão importante quanto preservar a informação é recuperá-la com rapidez. Além disso, com a pandemia de Covid-19, as empresas precisaram migrar parte de suas equipes para o trabalho remoto. Isso acelerou ainda mais a necessidade de digitalizar atividades por meio de ferramentas tecnológicas.

Este conceito é bastante conhecido: trata-se da transformação de documentos físicos em arquivos digitais. Mas quando se fala em digitalização de processos, isso significa migrar parte das atividades desempenhadas pelos funcionários para o ambiente digital.

Pode-se dizer que uma empresa é digitalizada quando seus processos acontecem do início ao fim sem a necessidade de produzir documentos físicos. Vale observar que digitalização de processos é diferente de automação. Estes são processos que acontecem por meio de tecnologias específicas e sem a necessidade de intervenção humana.

Como a empresa pode implementar a digitalização de processos?

A digitalização de processos vai além do escaneamento de documentos e imagens, mas inevitavelmente começa pela migração de um acervo físico para o ambiente digital. Sua implementação deve ser planejada em pelo menos três etapas:

Transferir as informações para a nuvem

A primeira etapa da digitalização é a transferência de informações existentes para a nuvem. Neste momento, a empresa deve identificar as áreas prioritárias para iniciar a transformação. Além disso, vale hierarquizar os documentos a serem digitalizados, começando pelos mais importantes. 

Preparar o ambiente digital

Neste momento, a equipe de tecnologia deve preparar a infraestrutura tecnológica necessária para que os processos possam acontecer de forma totalmente digital. Dependendo de quais processos irão migrar, deve-se pesquisar os softwares mais adequados. Entre as ferramentas a serem adotadas estão, por exemplo, as voltadas à gestão de projetos e as plataformas de assinaturas eletrônicas.

Capacitação dos colaboradores para a digitalização de processos

Paralelamente à implementação dos sistemas, é necessário capacitar os funcionários para utilizar as ferramentas e, principalmente, para uma cultura verdadeiramente digital. Uma medida importante nesta etapa final é a criação de rotinas para que novos documentos não precisem ser produzidos e todo o material seja gerado e gerenciado digitalmente.

Por que a digitalização de processos é importante?

A migração para o ambiente digital é uma tendência global irreversível. Em muitos casos, até as informações fiscais só podem ser transmitidas desta forma. Por isso, ser digital é fundamental para manter-se relevante e competitivo. As vantagens da digitalização são:

Ganho de tempo 

Uma tarefa executada manualmente tende a ser mais lenta e cara que a mesma atividade realizada digitalmente. Daí o empenho em encontrar alternativas digitais para a maior parte das tarefas, sobretudo as mecânicas e repetitivas. Isso libera o tempo dos funcionários para tarefas que exijam criatividade e dedicação.  

Segurança de dados

Um sistema confiável, criptografado, com camadas de proteção e autenticação de dois fatores pode assegurar a preservação da informação de um modo impensável no meio físico. Também há ganhos trazidos pela menor necessidade de espaço físico para armazenamento. 

Mobilidade

Com a possibilidade de acessar documentos de qualquer lugar, diminui a dependência do trabalho presencial para diversas atividades, como aconteceu durante a pandemia. O ganho de produtividade também é decorrência direta da digitalização de processos. 

Eliminação de documentos físicos

A migração para o digital reduz a quantidade de documentos em papel envolvidos nos processos da empresa. Isso diminui a produção de resíduos, um dos pilares de ESG, as diretrizes sociais, ambientais e de governança que estão em alta no mundo corporativo.

Invista na mudança

A digitalização de processos acontece quando uma ou mais operações são realizadas 100% no ambiente tecnológico, sem a produção de documentos físicos. Para que isso seja posto em prática, deve-se fazer a transformação em etapas, considerando sempre as vantagens de digitalizar. 

Preparar o ambiente digital e capacitar os colaboradores são passos muito importantes da digitalização. Adquirir este comportamento digital é muito importante para que as empresas possam se manter atrativas e competitivas.

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