Planejamento de compras: saiba como fazer e implementar na sua empresa

12 minutos

Descubra os prejuízos decorrentes de um planejamento de compras ineficiente

A negligência ou falta de atenção em processos fundamentais se apresenta como um dos fatores mais nocivos para as empresas. Em meio a tantos elementos que podem se tornar problemas, o planejamento de compras, em especial, ganhou destaque nos últimos anos por conta da chegada de diversas crises. 

Hoje em dia, é considerado um pilar para os grandes comércios e provedores de serviços. De acordo com dados da Bain & Company, estudo feito com 60 executivos de ponta do país, empresas que não administram eficientemente a entrada de suprimentos deixam de ganhar o equivalente a até 10% do seu faturamento todos os anos. E essa situação pode se tornar ainda mais preocupante, já que justamente os gastos com a área de suprimentos correspondem a quase metade da receita das organizações. 

Considerando esse desafio, iremos mostrar os passos necessários para realizar um planejamento eficiente de compras, além de seus benefícios para as empresas que o adotam. 

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Funcionária organizando o planejamento de compras mensal a partir dos dados de uma planilha

Quais são os problemas derivados de uma má gestão de compras?

Ainda de acordo com a Bain & Company, 85% dos executivos brasileiros acreditam que  a falta de boas práticas, no controle de aquisições nas organizações em que trabalham, podem gerar consequências em proporções extremas, como:

  • Perda de produtos mal armazenados envelhecendo no estoque. Segundo a ABRAS, em 2016, as perdas com produtos mal gerenciados ultrapassaram os 7 bilhões de reais  (em decorrência da recorrente falta de consumo em alguns segmentos econômicos), 
  • Outro exemplo é a deficiência na entrega dos produtos e serviços no tempo estabelecido, como mostra a pesquisa publicada no ResearchGate;
  • Claras  perturbações para os departamentos de produção e vendas, outros dois pilares que se relacionam diretamente ao departamento de compras.;
  •  Dificuldades em atender às demandas do mercado acabam ocasionando a perda de posicionamento e dando abertura para que concorrentes com um serviço mais eficiente se sobressaiam.

Quando analisamos o cenário nacional, pode-se dizer que a preocupação com o planejamento de compras e gestão de estoque é uma prioridade relativamente nova na pauta das empresas. Segundo Ronei Marques, CEO da startup mineira Gestão Click, em uma reportagem do Terra em 2018, “o controle dessas variáveis ainda não é uma preocupação para muitas empresas, o que é um erro, já que a falta de organização e eficiência podem gerar prejuízos importantes ao negócio”. 

Como realizar um eficaz planejamento de compras

As organizações estão sujeitas a consequências negativas quando realizam um planejamento de compras ruim. Porém, quais medidas sua empresa pode adotar para reduzir esses prejuízos e colocar-se em vantagem sobre diversos concorrentes?

Comprar menos e com mais frequência: 

Com as crises, a recente desvalorização da moeda e a pandemia da Covid-19, houve um desaceleramento  dos processos econômicos no Brasil. Isso fez com que grandes estoques se tornassem obsoletos e pressionou as companhias a aperfeiçoar a metodologia de entrada e saída da mercadoria, passando a comprar menos e com mais intensidade, a fim de evitar a obsolescência. 

Bom relacionamento e manutenção de fornecedores

Como mostra a pesquisa publicada na Scielo, estas são  outras constantes fundamentais. A dependência de terceiros diz respeito a procedimentos coordenados por profissionais externos à organização, que podem estar desalinhados ao padrão de eficiência exigidos em empresas de ponta. 

Gestão de armazenamento com controle efetivo:

Este ponto permite saber quais insumos acabam mais rapidamente e precisam de reposição constante, evitando aquisições desnecessárias. Uma boa opção é a automação das atividades operacionais, já que a falta de um sistema automatizado faz com que se perca tempo e energia com funções que podem ser automáticas

Responsabilidade com a cadeia produtiva:

Segundo a Abrappe o varejo nacional perde bilhões de reais todos os anos com problemas relacionados ao manuseio e vencimento de produtos. Isso faz com que se destaquem as empresas e estabelecimentos que se comprometem e adotam isso como meta no dia a dia. 

Para que ocorram mudanças efetivas, é necessário que gestores tornem frequentes as reuniões que debatem e analisam os desempenhos gerais da organização. É fundamental que seja do interesse dos funcionários o forte engajamento entre as áreas e a responsabilidade em todos os processos de produção. 

A LG e a Rio Tinto são duas empresas que, num passado recente, conseguiram diminuir seus gastos anuais seguindo essa lógica. De acordo com o que diz a Bain & Company, a primeira conseguiu uma redução de 6 bilhões de dólares, enquanto a segunda em 5 bilhões. 

Que vantagens o planejamento de compras proporciona às empresas?

De maneira geral, todo tipo de planejamento traz benefícios para uma instituição, independente do segmento que ela atue. Contudo, o planejamento de compras em específico é decisivo nos alinhamentos estratégicos da organização, afinal:

  • Reduz gastos em geral.
  • Permite um melhor relacionamento com colaboradores externos.
  • Otimiza os estoques e armazenamento.
  • Traz satisfação melhor dos consumidores em relação aos produtos e serviços oferecidos.

Desse modo, apesar de ser uma atividade considerada burocrática por alguns, o planejamento de compras possui impacto crucial na saúde financeira das organizações, se visto como fator indispensável . Empresas que ignorarem ou se isentarem estarão em clara desvantagem já que, nos dias de hoje, o mercado é diverso e extremamente competitivo em todos os nichos.

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