Estrutura de um projeto: 5 dicas para o planejamento

Entenda por que a estrutura de um projeto é fundamental para o bom resultado

Gerenciamento de projetos se refere à adoção de conhecimentos, estratégias, métodos e ferramentas que viabilizam o alcance de objetivos empresariais. A gestão de projetos, portanto, diz respeito a conhecer os objetivos da empresa, saber como alcançá-los e quais os recursos necessários para que isso seja possível. Dessa forma, é responsabilidade do gestor organizar a estrutura de um projeto para integrar o time, as tarefas e ferramentas de maneira adequada. 

Os dados divulgados na 6ª edição do Estudo Benchmarking de Gestão de Projetos, realizado pelo Project Management Institute, apontam que 76% das empresas entrevistadas possuem erros de comunicação como principal motivo para o fracasso de seus projetos. Além disso, para aproximadamente 50% dessas empresas, fracassar em um projeto significa perder muito dinheiro, algo que varia de 1 a 10 milhões de reais. 

Apesar do alto capital em risco, 58% das organizações respondentes da pesquisa não possuem um departamento específico para gerenciar projetos. O objetivo deste artigo é fornecer uma visão fundamentada sobre a estrutura de um projeto corporativo, citando as consequências de projetos mal estruturados, bem como apresentar uma estrutura viável e os principais benefícios que essa implementação proporciona.

Consequências da falta de estrutura de um projeto

Antes de prosseguir com as informações, é importante que sejam bem definidos e diferenciados os conceitos de projetos e processos. Os projetos são reconhecidos como iniciativas temporárias, com o objetivo de desenvolver, fortalecer ou potencializar as qualidades do negócio. Já o processo pode ser definido como uma ou mais ações de execução consistente e contínua, ou seja, trata-se de algo realizado de maneira constante para que seja possível conquistar algo de interesse.

Os erros na gestão de projetos vão muito além de desatenção ao calendário e de um líder ineficiente. Essas causas podem ser variadas e complexas, mas na maioria das vezes são consequência direta da desorganização. Estruturar um projeto não é tarefa simples, porém, o esforço investido no planejamento torna-se insignificante diante da atenuação ou eliminação de possíveis prejuízos. Alguns dos danos causados por projetos mal estruturados são:

Perda de prazos  

A falta do gerenciamento de projetos faz com que a organização não seja capaz de realizar suas entregas nos prazos estipulados. Quando as demandas se acumulam, a empresa perde qualidade no serviço e pode enfrentar consequências ainda piores. 

Aumento dos custos  

Atrasos nos projetos geram um enorme gasto para as companhias, isso porque ela perde tempo e dinheiro, enquanto poderia estar faturando em outra atividade. Para que a produtividade seja satisfatória, não se deve desperdiçar nenhum tipo de recurso. 

Perda de credibilidade interna  

Os colaboradores dificilmente estarão motivados trabalhando em uma empresa que não conclui seus projetos, ainda mais se o clima organizacional estiver hostil. Além disso, eles podem perder a fé em seu próprio desempenho, afetando ainda mais a produtividade em serviço.

Perda de credibilidade com público externo  

A estagnação no fluxo de trabalho vai atrasando as etapas do projeto até que isso seja percebido pelo cliente e pelos principais parceiros de negócio. Ao chegar nesse ponto, a situação já pode ser considerada crítica e passa a prejudicar a organização em relações vitais para ela. 

Retrabalho  

Atrasos na gestão de projetos significam a necessidade de repensar todo o cronograma estipulado para as ações. Sendo assim, novas datas devem ser definidas e os gestores gastam mais tempo com decisões que já haviam sido tomadas. 

Como elaborar uma boa estrutura de um projeto corporativo?

Os atrasos nos projetos geram muita pressão no ambiente de trabalho. Nesses casos, a empresa geralmente se vê numa situação crítica, com muito para ser feito em pouco tempo disponível. Apesar de parecer difícil, esse é o momento em que gestores devem mergulhar no problema, debater alternativas e buscar conhecimento para poder tomar as melhores decisões, a fim de salvar o seu negócio. As práticas a seguir foram pensadas para ajudar empresas que desejam estruturar seus projetos de maneira mais eficiente:

1. Iniciação do projeto  

Nesse momento, deve-se avaliar a viabilidade de uma ideia dada para um projeto. Aprovada a sua realização, dá-se o nome ao projeto e são selecionados os colaboradores mais indicados e as melhores ferramentas para colocá-lo em prática.

2. Planejamento do projeto  

Durante essa fase, o escopo do projeto é definido e o plano de gestão de projetos é desenvolvido. Dessa forma, baseado no escopo, as responsabilidades são atribuídas a seus respectivos responsáveis. Além  do planejamento principal, pode ser realizado também um plano de gestão de risco para prevenir ameaças. 

3. Execução  

Momento em que as atividades práticas começam. Essa parte envolve reuniões, relatórios frequentes de progresso, certificação do cumprimento das etapas, atualização do cronograma, modificação de planos, se necessário, e outras atividades. Essa fase deve ocorrer em paralelo ao monitoramento, para que sejam feitos ajustes de forma estratégica.

4. Monitoramento  

Essa fase diz respeito à averiguação do gestor sobre o bom funcionamento das ações estipuladas. Desse modo, é possível fazer ajustes caso imprevistos aconteçam. Atividades como: gerenciamento de recursos, gerenciamento de riscos, monitoramento da performance e reuniões de andamento fazem parte dessa etapa.

5. Fechamento  

É chegado o momento de finalização do projeto e os grandes envolvidos devem ser reconhecidos pelo seu árduo trabalho. Nesse estágio, também deve ser realizado pelo gestor um completo levantamento dos resultados alcançados e do que poderia ser aprimorado nas etapas de desenvolvimento. Isso é fundamental para reconhecer objetivos ainda não alcançados e melhorias a serem estabelecidas para projetos futuros. 

Qual a importância da estrutura de um projeto corporativo?

Projetos sem planejamento e com baixo grau de estruturação indicam amadorismo e dificilmente produzem efeitos positivos após sua implementação. Empresas que não consideram essa etapa têm grande dificuldade no controle sobre seus projetos, pois não reconhecem pontos de melhoria e não conseguem tomar as melhores decisões para aprimorar a performance. 

Em contrapartida, companhias que estruturam seus projetos com antecedência estão menos sujeitas a falhas, mais preparadas para responder a imprevistos e a eliminar custos desnecessários derivados das mudanças de planos. A estrutura de um projeto favorece o cumprimento do cronograma, mantendo a otimização das operações e o crescimento constante. Além disso, favorece a interação contínua entre colaboradores, já que eles precisam estar engajados para o sucesso do projeto. 

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