Quando e como utilizar a estrutura funcional nas empresas
A estrutura funcional de uma empresa é essencial na busca por alcançar novos patamares, e é vista de diversas formas: divisional, matricial, projetos, entre outras. Seja qual for o modelo escolhido, uma coisa é certa: ela ajuda o negócio a se solidificar. Afinal, a cultura da empresa é uma poderosa aliada dos resultados.
A Pesquisa Global de Cultura Organizacional 2021, publicada pela PwC, entrevistou 3.200 líderes e profissionais em todo o mundo. A maioria (67%) afirmou que a cultura é mais importante do que estratégias ou operações. Já 72% afirmou que a cultura ajuda a impulsionar iniciativas de mudanças bem sucedidas.
A cultura é um reflexo da organização da empresa, especialmente no que diz respeito aos organogramas e níveis hierárquicos. Por isso, é importante conhecer o conceito de estrutura funcional e seus principais tipos. Neste artigo, também serão abordadas as vantagens e como decidir o melhor sistema para cada negócio.
O que é estrutura funcional
Estrutura funcional é a organização do capital humano de acordo com os objetivos traçados para o negócio. Ou seja, o desenho de funções e departamentos, além da relação entre gestores e suas equipes.
Esta divisão permite que líderes tenham uma visão mais ampla e estratégica sobre como os recursos estão distribuídos. É graças a este planejamento que as pessoas conseguem identificar as tarefas necessárias, as responsabilidades e metas para cada colaborador. Também permite trabalhar questões motivacionais e integração entre funcionários para aumentar a satisfação dentro do escritório.
Tipos de estrutura funcional
As distintas empresas pedem diferentes tipos de estrutura funcional. Existem desde as mais clássicas e tradicionais até as mais modernas e inovadoras. Cada uma possui vantagens e pontos de atenção, por isso é preciso analisar as necessidades de cada empresa antes de optar por uma ou outra organização.
De modo geral, são cinco as estruturas mais usadas dentro das empresas. Confira a lista a seguir:
1. Funcional
É a mais clássica e, consequentemente, a mais utilizada por se basear no sistema de especialização do trabalho. Os departamentos são montados de acordo com o grau de conhecimento de gestores e colaboradores, possuem processos padronizados e a gestão é descentralizada.
Ao optar por essa estrutura funcional, os gestores são ligados a determinadas funções e setores. Ou seja: a decisão de um líder na sua área não influencia os outros times e as escolhas são mais imparciais.
Por outro lado, este tipo de estrutura pode dificultar a comunicação entre áreas. Especialmente quando há sobreposição de lideranças, o que impacta na sinergia dos departamentos. Logo, não é uma boa opção em estruturas de menor porte.
2. Divisional
Como o próprio nome indica, esse tipo de estrutura é constituída por divisões separadas e autossuficientes, responsáveis por produtos ou serviços específicos. Como as repartições possuem todas as funções operacionais e equipamentos necessários, não há necessidade de coordenar atividades com outras áreas.
Consequentemente, esta estrutura funcional oferece maior autonomia aos times e permite que os gerentes se dediquem mais às estratégias globais da empresa. Porém, também há desvantagens como diferenças na qualidade de entrega entre áreas e aumento de custos. Afinal, cada divisão precisa dos seus próprios recursos e se faz necessário um controle mais rígido para não ultrapassar o orçamento proposto.
3. Matricial
A estrutura matricial faz parte das clássicas, mas é mais moderna do que as duas citadas até aqui. A organização tem como base o projeto a ser executado e cada colaborador tem duas lideranças: o chefe do departamento e o do projeto. Os dois gestores, por sua vez, precisam trabalhar juntos em prol do maior aproveitamento possível.
Uma das vantagens é que essa organização gera equipes multidisciplinares, que são mais adeptas à colaboração. No entanto, sem uma boa gestão, os colaboradores podem ficar confusos quanto a quem reportar. Caso esse problema seja percebido, pode ser necessário aplicar um treinamento de liderança.
4. Em Rede
Esta estrutura funcional tem ganhado força nos últimos anos, especialmente graças à popularização do home office. Esta tendência continuará forte em 2022, como aponta uma pesquisa do Núcleo Brasileiro de Estágios (Nube): 66,3% dos entrevistados afirmaram que o trabalho remoto será padrão nas companhias.
Assim, toda a comunicação, interação e entrega de resultados é feita pela Internet. O uso de ferramentas para aproximar as equipes facilita o trabalho, que tem custo administrativo menor. Outro ponto de destaque é a necessidade de uma forte cultura organizacional, para aproximar os colaboradores da marca.
5. Projetos
Estrutura muito usada em consultorias, já que o tamanho da estrutura está ligada ao número de projetos no momento. Neste caso, os gerentes têm total autonomia, o que proporciona uma visão holística dos negócios. Ao mesmo tempo, causa insegurança nas equipes ao término dos projetos, especialmente nos momentos de poucos contratos.
Como decidir a melhor estrutura funcional para a empresa
Antes de optar por determinada estrutura funcional, é preciso fazer uma análise do negócio e como ele está organizado atualmente. Há ferramentas que ajudam a ter esse tipo de visão, como Lucidchart, Visio e Canva. Esses sites são bastante usados nos fluxogramas de processos, sendo intuitivos e de fácil acesso.
Também é preciso considerar a comunicação entre níveis. Há exemplos de estruturas que, sem uma boa comunicação, os projetos ficam parados e causam prejuízos. Esse é um problema geral, como aponta a pesquisa realizada pelo Project Management Institute Brasil (PMI): 76% das grandes empresas apontam a comunicação como motivo de fracasso de diversas atividades corporativas.
Mesmo que a estrutura funcional não exija comunicação entre setores, lembre-se que é importante desenvolver planos para estimular a comunicação interpessoal. Especialmente nos modelos de Rede, em que as pessoas estão afastadas fisicamente. Assim, é preciso garantir que todos saibam quais funções precisam desempenhar e quais são as métricas acompanhadas.
Cada empresa, uma necessidade
É importante ressaltar que não existe apenas um tipo de estrutura funcional. As diferentes opções disponíveis servem para atender às diferentes necessidades de cada empresa. Assim, é preciso fazer uma análise sobre suas necessidades antes de tomar uma decisão.
No entanto, existem alguns fatores que são universais. Boas lideranças e um forte plano de comunicação ajudam qualquer projeto, então precisam ser mapeados independente da organização escolhida. Ao final do projeto, os gestores verão como ter uma boa estrutura pode potencializar resultados e melhorar a moral do time.
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