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Fluxograma ANSI: conheça suas etapas e simbologia

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Por que o uso do fluxograma ANSI é tão relevante na gestão de processos?

Fluxograma ANSI de processos é uma representação gráfica que sinaliza etapas e passos sequenciais de um determinado processo dentro de uma organização. Seu uso está presente em diversas áreas com o objetivo de documentar, planejar, melhorar e comunicar procedimentos complexos através de diagramas mais simples e compreensíveis.

A gestão de processos é uma das atividades mais importantes para uma empresa, principalmente por atingir resultados mais expressivos. Um levantamento realizado pela ABPMP (Association Business Process Management Professionals) aponta que 67% das empresas ouvidas consideram que a gestão de processos favorece a produtividade e satisfação do cliente. E não somente isso: metade das respostas classifica a gestão de processos como ferramenta importante para a eficiência operacional e para a qualidade dos produtos. 

Este artigo aponta a relevância do uso de fluxogramas na gestão de processos e apresenta um modelo completo, o ANSI, com um passo a passo para realizá-lo e a explicação de sua simbologia.

 
O fluxograma ANSI, assim como outros mais simplificados, são ferramentas de gestão que utilizam da representação gráfica para facilitar a visualização de determinada tarefa ou processo dentro da organização. Ferramentas como essa são grandes aliadas das empresas para o sucesso de suas operações.
O fluxograma ANSI, assim como outros mais simplificados, são ferramentas de gestão que utilizam da representação gráfica para facilitar a visualização de determinada tarefa ou processo dentro da organização. Ferramentas como essa são grandes aliadas das empresas para o sucesso de suas operações. 

Quais as etapas de um fluxograma ANSI? 

Um atributo fundamental para os fluxogramas é a precisão, permitindo que a visualização e entendimento do processo sejam ágeis, inclusive para um indivíduo que não faça parte daquele setor. Pode ser classificado, dessa forma, não apenas como uma ferramenta de gestão, mas também de comunicação entre diferentes áreas. 

Dentre diversas classificações, o fluxograma padrão ANSI é considerado o mais completo. Recebe esse nome pois foi desenvolvido pelo American National Standards Institute, e é o que melhor analisa interações e detalhes nos processos de serviço. A seguir serão definidos os passos para a realização de um fluxograma: 

Definição de um processo  

Definir o processo a ser mapeado é a primeira etapa. Porém, é necessário cautela com fluxos muito extensos. Dividir operações maiores em diferentes fluxogramas, unindo-os no início e final de cada seção, é uma boa alternativa. 

Levantamento das operações envolvidas

Em seguida é necessário listar as operações envolvidas nos processos indicando entradas e saídas. Lembre-se de simbolizar aquelas que são simultâneas. 

Organização dos dados  

As operações devem ser organizadas de acordo à sequência de cada uma, respeitando a presença ou falta de simultaneidade entre elas. 

 

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Construção do fluxograma ANSI

Esse é o momento de construir o fluxograma, considerando a especificação de cada simbologia e nomeando as operações. 

União dos símbolos 

Próximo da finalização, os símbolos precisam ser unidos com setas, sempre respeitando a sequência dos procedimentos. 

Análise dos processos descritos 

A última etapa é a realização de uma rigorosa análise. É imprescindível conferir a continuidade da sequência, e garantir que o processo seja entendido até por pessoas que não participaram dele. 

Significado da simbologia do fluxograma ANSI

O fluxograma ANSI auxilia organizações em seu mapeamento de processos, gerando transformações e melhorias nas operações internas. A partir deles, é possível identificar gargalos, definir melhor as funções, prever recursos, estimar custos e analisar o desempenho do processo. 

A representação gráfica facilita o entendimento por parte das equipes, que devem sempre respeitar a sequência das operações atentando-se à simbologia utilizada e seus significados. Dessa forma, para que fique mais claro, serão apresentadas abaixo os principais símbolos da metodologia ANSI e o que cada um deles significa: 

Círculo achatado

Utilizado para determinar o início e o final de cada fluxograma. É utilizado todas as vezes que se deseja iniciar ou terminar o fluxo de determinado processo; 

Retângulo

Nomeia quais são as etapas fundamentais de cada processo. É utilizado para informar as operações com uma breve descrição no interior da figura. Por exemplo “embalar o produto”. 

Losango

Utilizado para representar os pontos de decisão. Sendo assim, a depender da decisão tomada, podem ser sinalizados dois ou mais caminhos. Por exemplo, considerando um produto prestes a ser entregue, caso haja um símbolo de decisão com o questionamento “O produto está de acordo?” Ele pode ser entregue ao cliente se for positivo, ou pode ser encaminhado para uma revisão caso negativo.

Seta

Utilizada como conectora entre os símbolos de um processo. Serve para indicar a direção em que os processos ocorrem.

 

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Círculo

Também serve como conector, porém para operações mais complexas. Indicam que a saída de um fluxograma pode ser usada como entrada em outro processo. 

Trapézio

Utilizado para representar tarefas manuais existentes no fluxo de processo. Existem operações automatizadas em que são necessárias intervenções manuais periódicas para que se mantenham ativas, nesses casos o uso dos trapézios também é recomendado. 

Retângulo com “S” na extremidade

Essa variação de figura é usada para indicar etapas do processo em que são gerados documentos.

Fluxogramas ANSI proporcionam diversas vantagens operacionais explícitas. Empresas que não se atentam à gestão de seus processos são menos preparadas para enfrentar a alta competitividade do mercado. 

Além da organização, os fluxogramas geram reais benefícios, possibilitando a melhoria na compreensão do negócio, auxiliam na tomada de decisões, descrevem com maior clareza os processos, fluxos e procedimentos, esclarecem melhorias, simplificam a comunicação e padronizam as atividades da empresa.

O fluxograma ANSI é fundamental para o planejamento estratégico das empresas

Ao esquematizar um fluxograma, existem alguns erros que devem ser evitados para que não cause um efeito contrário ao de facilitar processos. Muita atenção é necessária, principalmente ao sentido correto das setas, uso de pontos de decisão e mau uso de determinada simbologia.

O uso de fluxogramas ANSI na gestão de processos fornece conhecimento para que gestores possam analisar e buscar futuras melhorias e otimizações nas atividades. Essas ferramentas favorecem as organizações e as tornam mais capacitadas para enfrentar a alta competitividade do mercado. Possibilita uma visão ampliada de seu funcionamento, identificando pontos a aperfeiçoar e definindo indicadores para entender a qualidade das operações. 

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