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Estoque bagunçado? Veja 8 dicas para organizar - BusUp

Escrito por BusUp | Feb 14, 2022 12:00:00 AM

Conheça as causas, consequências e entenda o que fazer para organizar o estoque na empresa

Principalmente nos últimos anos, a gestão eficiente dos estoques possibilitou às empresas reorganizarem gastos das operações e economizarem em pontos estratégicos para otimização dos resultados. O período de quarentena causou modificações na logística de matérias-primas, e organizações que conseguiram organizar o estoque bagunçado e adaptar suas atividades obtiveram expressiva vantagem em relação aos seus concorrentes. 

Uma pesquisa realizada pelo IBGE, em meados de 2020, apresentou dificuldade de abastecimento para quase 50% das pequenas empresas entrevistadas. No segmento de comércio, mais de 65% das empresas apresentaram esse empecilho. Ainda mais expressivo foram os números no comércio varejista de veículos, peças e motocicletas, em que sete a cada dez empresas tiveram dificuldades para repor estoques. 

Este artigo apresentará um modelo eficiente para a gestão de estoques. Serão listadas as principais deficiências causadas pela má gestão, abordando os principais motivos e ações efetivas para solução desses problemas. Ao final do texto, poderão ser conferidas ainda algumas vantagens oferecidas pela organização dos estoques e controle efetivo de entradas e saídas. 

 
Definir um espaço amplo e adequado à armazenagem das mercadorias é o primeiro passo para conseguir eliminar um estoque bagunçado. É importante achar um espaço que esteja de acordo à necessidade do negócio, e providenciar sinalização das mercadorias.

As consequências de um estoque bagunçado na sua empresa

A acuracidade dos estoques diz respeito à precisão dos dados quanto ao armazenamento de mercadorias. Desse modo, quanto mais precisas forem as informações de estoque, mais seguras serão as decisões de gerenciamento. A falta de um acompanhamento efetivo da acuracidade de estoques pode gerar efeitos indesejáveis no funcionamento das atividades citadas, como por exemplo:

Queda no serviço 

A dificuldade de planejar materiais e de programar a produção sem a certeza de um saldo correto nos estoques inviabiliza que a empresa consiga manter um alto nível de qualidade de serviço. Isso fará com que perca pontos de reputação e seja classificada como detentora de serviço ruim. 

Falta de produtos 

A falta na acuracidade do estoque pode fazer com que um determinado produto desejado pelo cliente não esteja disponível. Isso acarretará ainda na perda da venda e na queda da reputação da empresa por conta da desconfiança gerada ao público consumidor. 

Excesso de produtos por conta do estoque bagunçado

O excesso de matéria-prima armazenada no estoque também pode significar às organizações um grande problema, já que produtos perecíveis perdem sua validade e não-perecíveis tornam-se obsoletos. 

 

 

Aumento dos gastos 

Desperdício de insumos e erros de controle geram às empresas custos extras que poderiam ser inexistentes, como por exemplo o descarte de itens e os retrabalhos.  

Perda de vendas 

O excesso de produtos indesejados e a falta de produtos desejados impossibilitam as organizações de oferecer soluções adequadas à necessidade de seus clientes. Isso fará com que eles procurem outras lojas para adquirir o produto que precisam, e podem ainda ficar com uma impressão negativa da empresa em questão. 

Principais causas do estoque bagunçado

Tão importante quanto identificar os impactos causados pela imprecisão no registro de estoque é avaliar as possíveis causas das divergências. Existem diversas variáveis que se não forem bem gerenciadas podem atrapalhar a acuracidade, gerando uma desorganização intensa que impede a empresa de trabalhar de maneira profissional e competitiva. São as principais: 

Erro de comunicação entre setores  

Existem empresas nas quais os departamentos agem por conta própria, desconsiderando a estratégia do negócio como um todo. No caso da  gestão de estoques, erros de comunicação entre o setor de vendas e o de compras podem gerar grande desorganização. 

Erro na compra dos produtos e o estoque bagunçado

Muitos empreendedores, principalmente os que ainda não possuem grande experiência, fazem grandes compras para conseguir descontos com fornecedores, mas acabam enfrentando dificuldade para vender tudo o que foi comprado. A mesma situação acontece para produtos que os gestores não imaginavam ter uma saída tão rápida, nesse caso é gerada uma falta de estoque.

Falta de regularidade na realização de inventários  

Não possuir um programa de contagem contínua de estoques causa desorganização e aumenta a possibilidade de perda ou de roubo de produtos. 

Falta de controle e treinamento 

Os insumos representam um aspecto vital para a saúde do negócio, sendo assim, a forma de administrar e controlar essas mercadorias deve ser a mais profissional e estruturada possível. Os profissionais responsáveis devem ser altamente treinados para não deixar passar erros de desatenção e não permitir que qualquer outro colaborador faça retirada sem autorização.

Falta de adaptação das estratégias de venda 

Cada ponto de venda tem um espaço e particularidade específicos. Aplicar a mesma solução de estoque para todos os espaços é um erro, e normalmente ele é percebido quando a desorganização aparece. 

Falta de atualização das informações  

A procrastinação na atualização das informações (independente se são entradas ou saídas) é um dos maiores erros na gestão dos estoques. Qualquer atualização na quantidade de materiais deve ser registrada imediatamente a fim de manter a otimização dos processos operacionais. 

 

 

Estoque bagunçado: como organizar

A fim de resolver os problemas com armazenamento dos insumos, gestores podem e devem buscar fontes de informação apresentando boas práticas e ações para organização do estoque, afinal, eles possuem relação direta com a entrega ao cliente e o relacionamento com parceiros. Sendo assim, os responsáveis pelo setor de compras e armazenagem devem criar um plano de ação eficaz, investindo em:

1. Estrutura adequada 

A estrutura escolhida deve ser adequada para conseguir comportar todos os insumos necessários às operações. Além do tamanho adequado, o local deve ser equipado com sinalização clara, facilitando a organização e localização dos produtos. 

2. Projeção de demanda 

Projetar a sua demanda periódica é essencial para conhecer a quantidade de produtos exigida pelo estoque. Realizar essa projeção ajuda a atender os clientes de forma mais assertiva, eliminando o excesso ou falta de mercadoria. 

3. Inventários periódicos  

Os inventários dizem respeito a verificação das quantidades de produtos nos estoques. Eles são fundamentais para manter a acuracidade nos depósitos, citada no início do artigo. 

4. Bons fornecedores 

Criar relacionamento com fornecedores bons, fiéis e agilizados permite que o empresário realize suas compras em menor quantidade e maior frequência. Essa condição possibilita estoques mais enxutos e adequados à demanda do negócio. 

5. Treinamento adequado para evitar um estoque bagunçado

Colaboradores responsáveis pelo setor de compras e armazenagem devem receber um treinamento específico para assumirem total controle das entradas e saídas de mercadorias. 

6. Logística adequada  

A intensidade e periodicidade da reposição deve estar de acordo à dimensão do negócio. Caso contrário, ao invés de ajudar, essa condição poderá dificultar a gestão de armazenagem, trazendo mais ou menos insumos do que o necessário. 

7. Indicadores de desempenho  

Indicadores de desempenho devem ser levantados, a fim de manter o controle sobre as medidas estabelecidas. Relatórios sobre estagnação, falta de produtos, taxas de perda e retorno, entre outros, são alguns exemplos. 

8. Tecnologia  

Muitas empresas apostam em soluções tecnológicas a fim de otimizar suas operações, e nos estoques não seria diferente. Na realidade, a armazenagem é uma das necessidades do negócio que mais apresenta soluções digitais para facilitá-la. Os sistemas podem localizar mercadorias, checagem automática de inventário, produzir relatórios, entre outras vantagens. 

Por que é fundamental não deixar o estoque bagunçado?

Um estoque organizado faz parte do planejamento de qualquer organização que deseja disputar a liderança do mercado, afinal, essas organizações são competitivas, e não desperdiçam recursos com erros banais de administração. A organização dos estoques ajuda empresas a resolverem desde problemas mais simples, como evitar perdas de mercadorias, até os mais complexos, como entender o nível de periodicidade das reposições. 

Essa organização possibilita ainda que a empresa reponha apenas os produtos que estão em falta, fornecendo visão ampla de outros que estão estagnados. Além disso, garante a avaliação frequente dos inventários e a realização de relatórios precisos sobre entrada e saída de produtos.

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