Gestão de compras e estoque: o que é e como fazer

12 minutos

Veja como um sistema de gestão pode evitar prejuízos para sua empresa

O setor de compras é uma das áreas mais sensíveis em uma empresa. A aquisição de materiais deve estar sempre muito bem ajustada às necessidades da organização, à escolha de bons fornecedores, aos prazos e aos custos. Para tal, o controle de estoques precisa funcionar de maneira eficiente. 

Segundo artigo publicado pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul sobre gestão, os estoques representam de 20% a 60% dos ativos totais do patrimônio de uma empresa. Logo, uma má gestão de compras e estoque pode gerar prejuízos graves para a organização e causar impactos que afetam diversos setores. Neste artigo, serão apresentados esses impactos e 4 dicas para evitá-los.

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A gestão de compras e estoque deve ser muito bem planejada e desenvolvida pelos gestores

Quais são os impactos negativos de uma má gestão de compras e estoque para a sua empresa?

A gestão de compras está intrinsecamente ligada ao planejamento de estoque. O controle e a manutenção são fundamentais para que os produtos registrados reflitam precisamente a realidade física disponível. A essa precisão se dá o nome de acuracidade.

A falta de acompanhamento e planejamento efetivo da acuracidade do estoque podem gerar efeitos extremamente nocivos em diversos setores de uma organização. De acordo com um levantamento das causas e efeitos da falta de acuracidade nos estoques, publicado pela Revista Gestão Industrial da Universidade Federal do Paraná, alguns dos principais impactos de uma má gestão são falta ou excesso de material, expedição excessiva e perda de vendas

Isso reflete diretamente na redução de receita e no aumento de custos. Veja mais sobre as principais consequências de uma má gestão de estoques:

Falta ou excesso de material

O impacto mais imediato da falta de controle de estoque é a variação do volume de produtos sem qualquer organização prévia ou registro adequado. Isso gera prejuízos para empresa, seja pela perda de uma venda ou por produtos encalhados ocupando espaço desnecessário.

Segundo estudo publicado pela Faculdade Montes Belos, é possível mensurar este tipo de impacto analisando os lucros cessantes. Eles podem ser ocasionados por incapacidade de fornecimento, de serviços ou produtos efetivamente e, também, de produtos que serão descartados por excesso.

Expedição excessiva e perda de vendas

A expedição excessiva, também conhecida por remessa emergencial, é quando a empresa se compromete com o envio de um produto ou a execução de um serviço atrasado por problemas com o estoque. Quando esse tipo de prática se torna constante, gera muita insatisfação do cliente e até mesmo o cancelamento de pedidos. O não cumprimento de contratos traz prejuízos como multas, custos adicionais logísticos e quebra de imagem.

Segundo o Procon de São Paulo, as reclamações de atraso nas entregas de vendas online durante a pandemia aumentaram em 100%. Isso, em grande parte, devido à falta de planejamento dos produtos que estão de fato disponíveis para venda. As empresas não estavam preparadas para este tipo de demanda.

Dessa forma, empresas que conseguiram se ajustar à nova realidade, causada pela pandemia, e adotaram um controle de estoque eficiente, se adaptando à nova logística, adquiriram vantagem competitiva no mercado atual. Mas afinal, como realizar uma boa gestão?

Veja os 4 passos fundamentais para uma boa gestão de compras e estoque

Para uma boa gestão, é fundamental implementar algumas medidas que visam evitar as distorções entre o registro do estoque e sua realidade física. Vejamos, então, alguns passos que podem garantir um planejamento consistente:

1. Domínio do produto

O gerente de compras deve conhecer bem os produtos da empresa, para que servem, a que são destinados, medição de consumo e durabilidade, entre outras características importantes. Esse conhecimento é a chave para a organização e parametrização de uma boa gestão.

2. Controle de estoque por meio de softwares

Já vimos que o controle de estoque é fundamental para obter sucesso na gestão de compras, mas não custa reforçar. O controle de entradas e saídas deve ser realizado de forma sistemática, assim como o fluxo de vendas, a periodicidade e as possíveis flutuações desses fatores.

Além disso, contar com uma gestão automatizada também pode ajudar a facilitar o processo. Alguns sistemas disponíveis no mercado cumprem este papel, como o de Gestão de cadeia de suprimentos da Oracle ou o ERP integrado da SAP e da Totvs. São muitas opções que existem no mercado, portanto é necessário ter atenção na escolha de um sistema que atenda às demandas e especificidades de sua empresa.

3. Organização dos prazos

É de suma importância para uma boa gestão de compras e estoque um calendário organizado e constantemente atualizado. Ele deve refletir as operações de entrada e baixa de estoque de forma automatizada e acionar os starts necessários quando uma nova compra deve ser realizada.

4. Relacionamento com os fornecedores

É fundamental construir uma boa relação com os seus fornecedores. Isso torna possível a atualização de dados e prazos de entrega, a negociação de valores e até mesmo cláusulas de exclusividade dedicadas a algum produto que tenha um consumo mais alto ou mais constante.

Gestão e tecnologia são as chaves para um bom controle de compras e estoque

A  má gestão de compras e estoque pode causar um impacto considerável para uma empresa. Por isso, é fundamental a organização dos processos, um planejamento de compras adequado e um controle de estoque eficiente.

Para colocar em prática o passo a passo de uma boa gestão de compras e estoque, se faz necessária a adoção de um sistema que viabilize a automatização dos processos. O uso da tecnologia garante a confiabilidade dos dados e auxilia o gestor na tomada de decisões.

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