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Diagrama de afinidades: como usar essa ferramenta de gestão?

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Descubra quais são os benefícios de adotar essa ferramenta em seu negócio

Planejar e organizar o dia a dia de trabalho em uma empresa não é uma tarefa simples, por isso é tão importante ter foco na gestão. Para isso, é muito importante que a empresa adote ferramentas necessárias e adequadas às suas especificidades. 

Segundo um estudo de Gestão de Processos elaborado pela Unicamp, o uso adequado de ferramentas facilita o aprendizado por parte da equipe e otimiza os esforços para a realização de melhorias. Para tal, é necessário saber quando e como utilizá-las.

Neste artigo, vamos conhecer o diagrama de afinidades e como ele pode ser útil para a solução de problemas e para o estabelecimento de uma cultura organizacional satisfatória.

 
O diagrama de afinidades ajuda a solucionar os problemas de uma empresa.

O que é Diagrama de afinidades?

O diagrama de afinidades é uma ferramenta de gestão que possibilita o levantamento, a organização, o agrupamento e a categorização de ideias de acordo com as suas similaridades, ou seja, por afinidade. Criado pelo japonês Kawakita Jiro, o diagrama é baseado em um método desenvolvido pelo antropólogo Iro Kawakita para organizar, de forma qualitativa, uma grande quantidade de dados. Esses dados podem ser originados de diversas formas como: brainstorming, feedbacks, pesquisas, entre outros.

Por ser um processo que exige uma considerável disponibilidade de tempo, o diagrama de afinidades é indicado para problemas mais complexos, que exigem maior elaboração na busca de soluções.

 

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Como o diagrama de afinidades pode contribuir para a gestão de sua empresa?

A utilização adequada das ferramentas disponíveis de gestão tem um impacto direto nos resultados de qualquer empresa. Segundo estudo divulgado pela Unicamp, a adoção do diagrama de afinidades apresenta como principais benefícios:

  • Tornar clara uma situação confusa;
  • Incentivar conexões não tradicionais entre ideias e questões;
  • Quebrar barreiras de comunicação;
  • Incentivar a criatividade dos colaboradores;
  • Auxiliar a equipe a chegar em um consenso, direcionando as iniciativas de maneira eficaz. 

Vejamos agora um case de sucesso. Em 2010, a empresa Kordsa enfrentou um período complicado. Boa parte dos funcionários tinham a intenção de se desligar e o índice de satisfação era de apenas 16%. Após a adoção de uma gestão estratégica, focada em seus colaboradores, conseguiu reverter essa situação.

Uma vez estabelecidas as boas práticas de gestão, a Kordsa foi eleita uma das melhores empresas nacionais para se trabalhar pelo Great Place to Work (GPTW), de 2016 a 2019.

Diagrama de afinidades: veja as 5 etapas fundamentais na aplicação

Para que o Diagrama seja realmente eficaz, é necessário cumprir cada etapa de forma atenta. São elas:

Delimitar o tema

O primeiro passo é definir o escopo do tema a ser tratado. Essa delimitação é fundamental para manter o foco no problema a ser resolvido e direcionar melhor o levantamento de ideias.

Definir os participantes

A escolha da equipe é extremamente importante porque a solução depende diretamente da interação e colaboração dos funcionários. Quanto mais multidisciplinar e variada for a equipe, mais pontos de vistas diferentes serão contemplados.

Realizar o brainstorming (ideação)

Nesse Diagrama o já conhecido brainstorming faz parte da chamada fase de ideação, que nada mais é que o levantamento de ideias. Nessa fase, os colaboradores anotam suas ideias, sugestões e opiniões a respeito do tema em questão.

 

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Organizar as ideias

A fase de organização das ideias é o grande diferencial dessa metodologia porque é o que dá continuidade ao brainstorming. É nessa fase que as ideias são agrupadas de forma qualitativa, de acordo com a similaridade entre elas, para melhor visualizar as possíveis soluções.

Realizar a prototipagem

A prototipagem é a fase de validação das ideias categorizadas. É nessa fase que acontece a definição de quais ideias serão aproveitadas ou descartadas e desenhado o projeto em si para que seja elaborado um plano de ação.

Use as ferramentas de gestão a seu favor

Adotar ferramentas que auxiliam a gestão é fundamental para manter o controle e a organização dos processos, das atividades e da equipe de trabalho.

O diagrama de afinidades, para além de uma ferramenta de gestão, é também ferramenta de integração dos colaboradores. Construir juntos uma solução é um fator que pode fazer uma grande diferença na cultura organizacional de uma empresa, garantindo a motivação dos funcionários e, consequentemente, o aumento da produtividade.

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