Empresa é Obrigada a Pagar Vale-Transporte? Entenda o Que Diz a Legislação

Você já se perguntou: “A empresa é obrigada a pagar vale-transporte?” Pois bem — a resposta é: sim, na maioria dos casos. Mas o tema vai além de uma simples obrigação. Deixe-me explicar com clareza (e sem juridiquês desnecessário).

Vale-transporte: o que é e por que existe

O vale-transporte é uma antecipação feita pelo empregador para cobrir o deslocamento do colaborador entre residência e trabalho — e vice-versa — utilizando transporte público coletivo urbano, intermunicipal ou interestadual com características urbanas.

• Está tudo definido na Lei nº 7.418/1985, que instituiu o benefício.
  
  

Importante: o vale-transporte não tem natureza salarial, o que significa que ele não entra no cálculo de FGTS, férias ou 13º salário, conforme o Decreto nº 95.247/1987.

E aqui vai um detalhe que muita gente não sabe: não existe distância mínima exigida por lei. Se o colaborador mora a “duas paradas de ônibus” do trabalho, ainda assim tem direito.

O que diz a legislação

A legislação principal é composta por três pilares:

• Lei nº 7.418/1985 – cria o vale-transporte;
• Lei nº 7.619/1987 – torna sua concessão obrigatória em vários casos;
• Decreto nº 95.247/1987 – define regras de uso, cálculo e limitações.
  
  Essas normas estabelecem que o benefício é obrigatório para empregados com vínculo CLT que utilizem transporte público e o solicitem formalmente.

Quem tem direito — e quando a empresa não precisa pagar

Você pode pensar: “Mas e se a empresa já oferece ônibus fretado?” Boa pergunta.

Têm direito:

• Todos os empregados sob regime CLT que usam transporte coletivo para ir ao trabalho;
• Trabalhadores que utilizem mais de um modal (ex.: ônibus + metrô);
• Estagiários e aprendizes, conforme contrato. (Fonte: Jornal Contábil).

A empresa pode deixar de pagar o vale-transporte se:

• Oferecer transporte próprio (fretado, van, ônibus corporativo) que cubra todo o trajeto casa e trabalho;
• O colaborador não utilizar transporte coletivo (por ir de carro, bicicleta ou a pé);
• O funcionário estiver em home office, licença ou férias, quando não há deslocamento.
  
  

Mas há uma ressalva: se o transporte fretado não cobrir o trajeto integral, a empresa deve complementar com vale-transporte.

Para entender melhor, veja também o artigo da BUSUP sobre como o transporte fretado contribui para a pontualidade e produtividade.

Como calcular o vale-transporte

Aqui está a parte prática que todo RH quer saber: quem paga o quê.

• • • O colaborador arca com até 6% do salário base, descontado em folha.
• Se o valor total do deslocamento ultrapassar esse percentual, a empresa paga a diferença.
• O benefício deve ser antecipado antes do início do mês para que o colaborador possa utilizá-lo diariamente.
  
  Exemplo: Um funcionário com salário de R$ 2.000 e custo de transporte mensal de R$ 180:
  
  
• 6% de R$ 2.000 = R$ 120 (desconto do colaborador). 
• A empresa paga os R$ 60 restantes.
• Mais detalhes sobre o cálculo estão no Guia do Vale-Transporte.

Transporte fretado: a alternativa que vai além da obrigação legal

Empresas que oferecem transporte fretado corporativo não apenas cumprem a lei — elas otimizam custos, reduzem emissões e melhoram o bem-estar dos colaboradores.

Quando o fretado cobre o trajeto completo, a empresa não precisa pagar vale-transporte. Mas, se o percurso for parcial, o vale continua obrigatório na parte não coberta.

Plataformas especializadas, como a BUSUP, permitem gerenciar rotas, horários e ocupação de ônibus corporativos com eficiência. Além disso, o modelo traz ganhos em ESG, reduz o absenteísmo e aumenta a pontualidade.

Quer ver na prática como isso afeta o dia a dia? Confira o artigo da BUSUP sobre fretamento corporativo em São Paulo, com dados e cases reais.

E há mais: uma pesquisa recente da Revista Pesquisa Fapesp apontou que políticas de transporte público gratuito e organizado podem reduzir emissões e melhorar o acesso ao emprego. O que reforça a importância de sistemas de mobilidade bem estruturados — públicos ou privados.

O que acontece se a empresa não cumprir a lei

Ignorar a obrigação de pagar (ou complementar) o vale-transporte pode sair caro.
O descumprimento gera multa administrativa e possíveis ações trabalhistas, além de danos à reputação da empresa.

De acordo com o Portal EPD, a Justiça do Trabalho tem reiterado que negar o benefício, quando devido, configura infração à legislação trabalhista.

Mais do que cumprir uma regra, é uma questão de respeito e responsabilidade com o colaborador.

Dicas práticas para o RH (e gestores atentos)

• Peça um requerimento formal do funcionário, informando endereço e meios de transporte;
  Atualize o cadastro sempre que houver mudança de endereço;
• Audite o uso dos benefícios para evitar desperdícios;
• Considere transporte fretado inteligente para substituir o vale-transporte em trajetos coletivos;
• Analise como o fretamento pode apoiar metas de sustentabilidade e redução de custos.
  
  

Quer saber como montar uma estratégia eficiente de transporte corporativo? Veja o artigo da BUSUP sobre roteirização inteligente no transporte corporativo.

Detalhes que passam batido

Sim, a empresa é obrigada a pagar vale-transporte. Mas o ponto-chave é que o transporte precisa de fato atender ao colaborador. Se o fretado cobre todo o trajeto, ótimo. Caso contrário, o complemento via vale-transporte continua sendo obrigatório.

Empresas que enxergam a mobilidade como parte de sua cultura organizacional — e não apenas uma despesa — saem na frente. Elas economizam, fortalecem seu compromisso com o bem-estar e ainda se alinham às políticas ESG.

E, sinceramente, isso diz muito sobre o tipo de empresa que você quer ser.

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