Padronização de processos: conheça sua importância para as empresas

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Conheça exemplos de padronização de processos

A padronização de processos é um dos recursos que viabilizam a qualidade dentro das operações. Sua principal função é permitir que a empresa ofereça de maneira sistemática produtos e serviços com características constantes, portanto, mesmos padrões de qualidade, forma de atendimento, prazo e custo para os clientes. 

Padronizar o modo de trabalho faz com que seja mais fácil atingir uma operação consistente e produtiva. A execução dos processos da mesma maneira garante maior previsibilidade de resultados. Segundo pesquisa divulgada pela Euax, 97% das empresas que se atentam à gestão de processos acreditam que ela está diretamente relacionada ao ganho de performance. 

Os processos empresariais são executados por pessoas diferentes, por isso, é necessário estabelecer um modelo a ser seguido. Um padrão facilita o controle e a análise de resultados do trabalho. Neste artigo será apresentada a importância da padronização de processos e as desvantagens explícitas de empresas que a desconsideram. 

A padronização de processos permite às empresas unificação das atividades e maior controle sobre as mesmas. Num segundo momento, as operações são otimizadas e os resultados cada vez melhores.
Equipe trabalha na padronização de processos

Consequências da falta da padronização de processos

A falta de padronização nos processos torna as operações confusas. Quando colaboradores utilizam maneiras variadas para desempenhar uma mesma função, os resultados não costumam ser satisfatórios. Muitas vezes a atividade não é realizada da forma mais otimizada, resultando em falhas e gastos. Sendo assim, desconsiderar esse recurso gera as seguintes perdas importantes:

Menor produtividade na empresa

A falta de padrão em atividades de alta demanda causam desgaste físico excessivo nos colaboradores que, muitas vezes, não são capazes de entregar os resultados esperados. Essa situação somada às possíveis cobranças da gerência podem desmotivar o colaborador, fazendo com que ele abandone o cargo gerando custos indesejados. 

Rotatividade de mão de obra

Ter uma alta rotatividade na equipe provoca  muitos prejuízos para a empresa. Ao dispensar um funcionário todo o tempo e dinheiro gastos em seu treinamento são desperdiçados. Também são adicionados custos para capacitar um novo colaborador, e  os valores gastos com rescisão de contratos. 

 

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Dificuldade no controle dos processos

Não estabelecer uma padronização impossibilita uma visão ampliada acerca da divisão de operações entre equipes. Sendo assim, dificulta a identificação de um problema repentino e o motivo específico de sua origem. 

Resultados diferentes do esperado

A falta de especificação das técnicas e a diferença de empenho entre colaboradores podem gerar variações no resultado do produto final. Essa situação é prejudicial e acaba afastando clientes, que por estarem se tornando cada vez mais exigentes, não irão se contentar com entregas abaixo do prometido.

Quais processos podem ser adaptados? 

Não são todas as empresas que possuem condições para adotar padrões em tarefas distintas. Os diversos métodos podem ser adicionados aos poucos nas atividades empresariais, cabendo aos gestores realizarem análises, e assim,  selecionar e implantar processos primordiais. 

Como são classificados os processos nas empresas?

Para esclarecer os principais setores que podem adaptar-se à padronização, é necessário entender como se classificam os processos da empresa de acordo com suas próprias características: 

Processos primários

Também conhecidos como “essenciais” ou “operacionais”. Dizem respeito às atividades essenciais que a organização necessita para cumprir sua missão de negócio. Por também estarem extremamente ligados à satisfação do consumidor, falhas nas funções podem ser rapidamente percebidas pelos mesmos. Marketing, atendimento ao cliente e desenvolvimento de produtos são alguns exemplos. 

 

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Processos de suporte

Ou “ de apoio”, viabilizam a execução dos processos citados anteriormente. Estão ligados à estrutura do negócio e ajudam a organização na realização de suas atividades essenciais. Infraestrutura, tecnologia da informação e gestão de RH, estoque, transporte e logística são alguns exemplos. 

Processos de gerenciamento

Operam a partir de estratégias, controlando e monitorando as atividades de uma organização. Assim como os processos de suporte, não se relacionam diretamente ao cliente, mas oferecem todos os recursos para que isso seja viável. Gestão corporativa, de performance e estratégica são alguns exemplos. 

Qual a importância da padronização de processos?

A padronização de processos permite às empresas um investimento mais criterioso dos recursos disponíveis, otimizando sua distribuição para áreas mais necessitadas. Nesse sentido, implicam em entregas consistentes e sem grande variabilidade, para que tanto o cliente quanto o funcionário saibam o que esperar ao final do processo. 

Este processo também contribui diretamente para o aumento de produtividade das equipes. Unificar métodos de trabalho traz impacto positivo aos funcionários, que ganham facilidade em seus treinamentos, instruções, e consequentemente maior satisfação.

Processos de valor bem padronizados geram satisfação e engajamento dos consumidores com a marca e, considerando que o maior intuito do recurso é otimizar as operações dentro da organização, quando realizado de forma correta, auxilia na redução de custos totais da empresa. 

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