A ferramenta pode ajudar a evitar gastos desnecessários, além de padronizar processos e oferecer transparência para a organização
O processo de compra é uma atividade que envolve todas as áreas de uma organização. Pedidos urgentes, muitas vezes sem os detalhes necessários, podem resultar em problemas, aumentando os custos de aquisição e comprometendo a estratégia do negócio. Projetos importantes podem sofrer atrasos consideráveis se faltarem insumos por conta de um processo de compra ineficiente.
O fluxograma de compras é uma das ferramentas que pode ajudar as empresas a padronizar processos, trazendo mais transparência e eficiência. Descubra sobre esta solução no artigo abaixo.
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O que é um fluxograma?
Fluxogramas são representações visuais de processos. Há algum tempo, vêm sendo usados para mostrar fluxos de atividades de forma simplificada: por meio de símbolos e conectores. Por ser uma ferramenta fácil e simples, a maioria das pessoas consegue entender as ações indicadas.
Portanto, é recomendado utilizar, nos fluxogramas, os símbolos mais conhecidos e usados. Além disso, é importante conhecer os diferentes tipos de fluxogramas, apresentados por acadêmicos da área de negócios:
- Diagrama de blocos: usa retângulos, círculos e setas para representar a ordem das atividades.
- Fluxograma padrão ANSI: oferece uma visão detalhada do processo.
- Fluxograma funcional: descreve os processos em diferentes áreas de uma empresa
Nesse contexto, o fluxograma de compras é uma representação visual das etapas a serem seguidas ao adquirir bens ou serviços necessários para a empresa. O modelo ideal deve ser escolhido em função do grau de complexidade dos processos envolvidos.
Como montar um fluxograma de compras?
Antes de escolher o modelo mais adequado de fluxograma, você precisa mapear todas as atividades envolvidas no processo de compra. Nessa etapa, é importante considerar os seguintes aspectos:
- Crie uma lista detalhada de todos os fornecedores de produtos e serviços;
- Elabore, com a participação de todas as áreas da empresa, uma rotina de solicitações de compra, e;
- Ainda com a ajuda de seus colaboradores, defina um processo de aprovação de compras, indicando os responsáveis.
Quais são as ferramentas mais usadas?
Tendo em mente as etapas do processo de solicitação e aprovação, já é possível montar um fluxograma que contemple todas as ações necessárias. Para criar a representação visual, você pode partir das ferramentas mais simples, como uma folha de papel pardo e um bloco de etiquetas adesivas. Assim, será mais fácil fazer correções e ajustes até chegar à forma ideal.
No momento de formalizar, se o resultado for um fluxograma simples, é possível usar os softwares rotineiros, como o Excel, o Word ou o PowerPoint. Mas há também ferramentas mais adequadas, como:
- Sipoc
- Lucidchart
- Draw.io
- Trello
Por que o fluxograma de compras ajuda a padronizar os processos?
Ter os processos mapeados e as etapas bem definidas é fundamental para garantir a eficácia da gestão de compras. Na medida em que a empresa implementa mecanismos de controle, todos os departamentos envolvidos no processo de compra podem economizar tempo e dinheiro. Isto porque esta tendência possibilita reduzir erros no momento da aquisição de bens e serviços.
Outra vantagem de adotar um fluxograma de compras é padronizar os processos. Assim, todos os setores seguirão os mesmos passos na hora de fazer uma solicitação. Isso traz benefícios para a empresa como um todo.
Padronização e acompanhamento são fundamentais
Para ajudar a implementar essas novas rotinas, você pode criar formulários padronizados. Eles devem conter todas as informações necessárias para o setor de compras e também o grau de prioridade da demanda.
Além disso, dependendo do grau de digitalização da organização, é recomendável incluir recursos que permitam o acompanhamento do status do pedido. Esse rastreio pode emitir alertas para os responsáveis pelas aprovações definidas no fluxograma.
Em resumo
O fluxograma de compras é um recurso essencial para tornar o processo de aquisição de bens e serviços mais padronizado, transparente, eficaz e alinhado aos objetivos de negócio. Para elaborar essa ferramenta da melhor forma possível, é importante fazer um bom mapeamento das etapas. Conheça seus fornecedores, se alinhe com os colaboradores e escolha as ferramentas mais adequadas. Boa sorte!
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