Fluxograma de processo de compras: saiba como elaborar

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Veja o passo a passo para implementar o fluxograma de processo de compras nas sua empresa

O funcionamento da área de suprimentos influencia diretamente os índices de desempenho de uma organização, por isso é tão importante investir em eficiência e ferramentas de gestão como o fluxograma de processo de compras. Segundo artigo publicado pela Revista Gestão Industrial do Paraná, atualmente a competição entre empresas não é mais entre as unidades de negócio isoladas, mas sim entre as cadeias de suprimentos

De acordo com dados publicados em matéria da Revista Exame, empresas que possuem uma gestão eficiente da área de suprimentos economizam anualmente em torno de 10% do seu faturamento total. Em contrapartida, recentemente, a gigante Apple teve uma perda de receita em torno de US $6 bilhões em função de uma crise de gestão justamente neste setor. 

Neste artigo veremos como o fluxograma de processos de compras pode auxiliar na otimização dos processos de compras e manter a competitividade de mercado da sua empresa.

 
Equipe elabora um fluxograma de processo de compras
Equipe de compras analisando dados

Saiba quais são os 3 principais impactos da falta de gestão na área de compras

A aquisição de materiais deve ser muito bem planejada, adequando as necessidades da organização à escolha de bons fornecedores, aos prazos e aos custos. Uma gestão mal conduzida da cadeia de suprimentos pode prejudicar muito todas as áreas de uma organização. Vamos ver agora quais são os principais impactos:

1. Atraso nas entregas

A gestão de compras está diretamente associada ao controle e à organização do estoque. Um dos impactos mais expressivos de uma gestão ineficiente nesse setor é quando um produto ou a execução de um serviço são atrasados por faltas detectadas no estoque. Segundo o Procon de São Paulo, as reclamações de atraso nas entregas de vendas online durante a pandemia, por exemplo, aumentaram em 100%. Grande parte desses atrasos foram ocasionados pela falta de planejamento dos produtos que estão de fato disponíveis para venda. 

2. Queda na receita

A consequência mais impactante da falta de planejamento na área de compras é a queda na receita da empresa. Quando os atrasos e equívocos se tornam constantes podem gerar muita insatisfação dos clientes e até mesmo o cancelamento de pedidos e serviços. O não cumprimento de contratos traz ainda sérios prejuízos financeiros como multas, custos adicionais logísticos e quebra de imagem. Recentemente, a Nike fechou o trimestre com queda de 6,3% de receita por problemas de logística no setor de compras e vendas.

 

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3. Perda de vantagem competitiva

Como já vimos na introdução deste artigo, a competição entre empresas não é mais entre as unidades de negócio isoladas, mas sim entre as cadeias de suprimentos. Na pandemia, por exemplo, esse diferencial competitivo ficou mais evidente. Segundo estudo realizado pela Associação Brasileira da Indústria Elétrica e Eletrônica, 57% das empresas brasileiras apresentam problemas com a entrega de matéria-prima proveniente da China no momento. 

São muitos os desafios nesta área. Para uma gestão eficiente é imprescindível a adoção de soluções inteligentes que auxiliem na automação dos processos. Uma ferramenta que pode ser bastante útil é o fluxograma de processo de compras.

 

Fluxograma de processo de compras: por que adotar e como implementar em 5 passos

O fluxograma de processo de compras é uma espécie de mapa de todo o processo de compras, que torna os fluxos mais visíveis facilitando a análise e intervenção, se necessário. Veremos agora um passo a passo para o uso eficiente desta ferramenta:

1. Mapeamento do processo de compras

O gestor deve organizar uma equipe para fazer um levantamento de como o processo está sendo conduzido no momento, envolvendo todos os profissionais que fazem parte deste setor.

2. Identificação dos problemas

Após o levantamento já é possível destacar os principais problemas do processo, levando em consideração os impactos já detectados.

3. Desenho atual do fluxograma de processo de compras

A partir dos processos e problemas detectados deve-se montar um desenho da situação atual, escolhendo ferramentas de visualização como gráficos, tabelas ou o próprio fluxograma.

 

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4. Análise dos problemas

Com o desenho em mãos chegou a hora de analisar os fluxos e o funcionamento de todos os processos atuais e os respectivos problemas.

5. Fluxograma ideal (to be)

A última etapa é a projeção do fluxograma ideal após a análise dos problemas atuais, será uma versão do fluxograma antigo atualizado com as mudanças que devem ser realizadas.

Pronto! Seu fluxograma estará completo e funcional. Mas lembre-se que esse processo deve ser revisto sempre que algum problema for detectado, e refeito quantas vezes for necessário.

Adote ferramentas inteligentes como o fluxograma de processo de compras

A área de suprimentos envolve muitos processos e pessoas, além de impactar diretamente as vendas de uma organização. É preciso atenção especial a este setor que influencia tanto na competitividade de uma empresa. Para tal, é importante adotar ferramentas que possam auxiliar na organização e otimização das atividades deste setor. 

O fluxograma de processo de compras é extremamente útil para coleta e análise de dados, permite a estruturação de processos e a obtenção de melhores custos e prazos dos fornecedores.

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