Saiba como o sistema GTD revolucionou a organização dentro das empresas
A produtividade se configura como um dos principais indicadores de sucesso para as organizações desde o início da indústria. Todo ano, empresas do mundo inteiro gastam bilhões com a implementação de programas de treinamento e sistemas para tentar otimizar essa qualidade dentro do seu funcionamento. Mesmo com todos esses esforços, muitas ainda têm dificuldades quando o assunto é organização, falhando na tentativa de introduzir um ambiente de trabalho agradável e produtivo.
Um levantamento realizado pela startup Levee, divulgado na Revista Exame, indicou que as 500 maiores empresas do país deixam de ganhar, em média, 230 milhões de reais por ano com a improdutividade de suas operações. O estudo aponta ainda que a ausência dos funcionários no dia a dia das operações pode chegar a até 10% no setor de varejo e 5% no setor de serviços. Números que num primeiro momento não assustam, mas que significam uma grande deficiência se for considerar a reincidência no longo prazo.
Outra pesquisa, realizada pela Ahgora, especializada no desenvolvimento de tecnologia para gestão de pessoas, reforça essa carência. Ela afirma que a produtividade é justamente a segunda maior dificuldade das empresas na gestão das equipes para adaptação ao home office em tempos de pandemia. Das 200 empresas brasileiras ouvidas, 35% relataram desafios no gerenciamento das entregas de atividades.
Neste artigo, conheça os 5 princípios da metodologia GTD e entenda a sua importância para o desempenho empresarial.
Consequências da baixa produtividade
Se for considerada a produtividade como princípio para expansão das operações e crescimento no mercado, empresas com baixos índices sofrem de complicações expressivas. Alguns exemplos são:
Aumento do stress no ambiente
A falta de produtividade gera estresse nas equipes e a consequente necessidade de horas extras para suprir a demanda. Além disso, o fato do ambiente se tornar tóxico limita o potencial de cada colaborador e compromete o rendimento das equipes.
Problemas na comunicação
O baixo engajamento entre os times faz com que eles percam mais tempo tentando entender quais funções devem desempenhar. Uma equipe improdutiva torna-se mais ociosa quando existem problemas na comunicação interna.
Inconsistência dos processos
No momento em que os funcionários acumulam demandas excessivas e perdem o padrão de realização das atividades, surgem imprevistos e uma inconsistência nas funções. Quando uma entrega atrasa ou precisa ser refeita, ela demanda mais tempo e mais recursos para ser finalizada.
Falta de comprometimento com a empresa
Equipes improdutivas geralmente se veem atoladas com tarefas operacionais e cansativas. Isso pode despertar fadiga, desmotivação e pouco comprometimento com as atividades.
Insatisfação das equipes
Quando uma entrega é realizada, caso não apresente os níveis de qualidade esperados, acaba causando desânimo e falta de perspectiva para a equipe.
Perda de oportunidades de negócio
Atualmente, entregas pontuais, padrão de qualidade e inovação no serviço são aspectos bastante cobiçados pelos clientes e parceiros de negócio. A falta de produtividade prejudica todos esses fatores e, consequentemente, a satisfação dos mesmos.
É muito comum ver funcionários reclamando da falta de tempo e que o dia deveria ter mais do que 24 horas para realização das entregas. O excesso de tarefas, informações e a cobrança por resultados muitas vezes frustram os colaboradores, impedindo-os de desempenhar sua melhor capacidade de trabalho. Pensando nisso, o consultor de equipes de alta performance americano David Allen criou em 2001 um método (GTD – Getting Things Done) que promete aumentar a produtividade e reduzir o estresse na gestão da vida pessoal e profissional.
Conheça os 5 maiores princípios do sistema GTD
O método tem como base o equilíbrio da vida pessoal com a profissional, priorizando a saúde mental para que o estresse não ocupe os pensamentos e prejudique a atenção dos funcionários no dia a dia de trabalho. Visando entendê-lo a fundo, serão mostrados a seguir os 5 passos sugeridos e como implementá-los:
Coletar/capturar
Reunir todas as informações que chamam sua atenção, inclusive as pequenas tarefas e pendências que deixou passar nas últimas semanas. Criar uma lista chamada “caixa de entrada” e escolher a ferramenta que você melhor domina para anotá-las. “Essa lista serve para você esvaziar a mente e ganhar tranquilidade, pois tudo o que precisa ser feito ou que você pretende fazer estará ali” afirma Márcio Oricolli, Head de Conteúdo e Professor na escola Conquer.
Esclarecer
“Esvaziar” a sua caixa de entrada, transformando cada pendência em uma ação. Para os itens que não puderem ser resolvidos com ações, você pode tomar 3 providências: descartar aquilo que não faz sentido, colocar em uma lista sem prazo definido (exemplo de nome: Algum dia, Talvez…) ou colocar em outra lista de referências para ser consultada no futuro. Se couber uma atitude, você deve agendar a sua realização, delegar a função ou transformar os afazeres mais complexos em um projeto (envolvendo mais ações). Regra importante do sistema: toda ação que levar 2 minutos ou menos deve ser executada imediatamente para evitar o acúmulo.
Organizar
O terceiro passo é definir suas tarefas e projetos de acordo com a natureza de cada um deles. Para facilitar, você pode criar listas temáticas e dar nomes intuitivos como “Trabalho”, “Viagens”, ou “Vida Pessoal”. Outra dica é o uso de uma agenda para organizar as atividades conforme os prazos.
Refletir
As funções e os compromissos organizados devem ser revistos periodicamente a fim de determinar suas próximas ações. Você pode também realizar uma revisão mais completa semanal para reavaliar prioridades e obrigações. É importante reservar sempre um tempo para fazer esse levantamento.
Engajar
O último passo é o momento de execução das tarefas a partir dos critérios definidos. Você pode considerá-las com base no contexto, tempo e energia disponíveis e pela prioridade. David Allen recomenda avaliar as ações diárias de acordo com 3 regras: execução dos trabalhos predefinidos na agenda e listas de “próximas ações” ou “projetos”, cumprimento de novas tarefas na medida em que aparecem (como urgências do dia a dia) e redefinição das listas, coletando itens novos e dedicando um tempo para essa organização diária.
Não é coincidência o fato de que o sistema GTD se tornou uma das técnicas de produtividade mais conhecidas no mundo e diversos desenvolvedores lançaram aplicativos baseados nessa metodologia. Ela ajuda a compreender que a produtividade não significa fazer mais de forma exaustiva, mas aproveitar melhor o tempo para organizar as tarefas, gerando fluidez no desenvolvimento das mesmas.
Casos de sucesso a partir da utilização do sistema GTD
Dificilmente uma grande empresa de sucesso nunca terá utilizado alguma metodologia ou ferramenta para estabelecer a prioridade em atividades e funções e consequentemente aperfeiçoar a produtividade (princípio GTD).
Para ilustrar como esse recurso se mostra indispensável, pode ser citado o caso do Google: a empresa saltou de um número de 30 funcionários em seu início para mais de 70.000 atualmente. Isso se deu, entre outros motivos, graças à adoção de técnicas para controle diário das tarefas e acompanhamento de resultados. Hoje, o Google se tornou referência quando o assunto é esse tipo de metodologia.
Outro exemplo muito conhecido é o Twitter que, antes de chegar ao número expressivo de 340 milhões de tweets diários, teve uma rigorosa jornada no universo digital. A empresa utiliza a organização e controle contínuo das tarefas não apenas para medir resultados, mas como ferramenta de comunicação interna, permitindo que todos vejam e entendam quais as funções das equipes e no que o restante dos funcionários está trabalhando.
Qual a importância do sistema GTD nos resultados das equipes de trabalho?
Visto todas as informações colocadas neste artigo, percebem-se exemplos concretos de empresas que obtiveram crescimento exponencial considerando a metodologia GTD como ferramenta importante. Sendo assim, acompanhe a seguir quais os benefícios perceptíveis que seu uso garante para as equipes de trabalho, além da organização da rotina e aumento da produtividade:
- Clareza mental: o sistema GTD sugere que com uma mente leve, saudável e livre de distrações, o funcionário tem mais tempo para se dedicar aos seus afazeres. Colaboradores gostam de se sentir no controle de suas funções e não sobrecarregados com preocupações. Dessa forma, farão o trabalho com mais atenção e com maior capacidade de reter informação.
- Queda no nível de estresse: o método possibilita que o funcionário se mantenha calmo e no controle da situação, já que ele sabe que as tarefas estão encaminhadas dentro do tempo previsto para cada uma delas. Com o trabalho organizado, é possível aliviar a sensação de pressão, ficando mais tranquilo, bem-humorado e com saúde mental.
- Sensação de dever cumprido: marcar uma tarefa como realizada traz uma grande satisfação às equipes de trabalho. Isso melhora o relacionamento entre os membros e a motivação dos mesmos para atingir novas metas.
- Mais consciência: fazendo regularmente a gestão das suas tarefas, o colaborador automaticamente se torna mais consciente do seu dia a dia, do universo de relações e das suas prioridades. Desse modo, ele consegue perceber e avaliar erros e demais empecilhos para o seu desempenho.
- Melhora na performance: todos os itens citados melhoram diretamente o rendimento e a postura no ambiente de trabalho. Um profissional organizado e eficiente em suas demandas é reconhecido no mercado, o que pode lhe gerar novos benefícios e promoções.
O método GTD como diferencial mercadológico
Por fim, ficam claros os fundamentos do sistema GTD e a relevância assumida atualmente por funcionários saudáveis mentalmente, instruídos e organizados em suas funções. A organização proposta no “Getting Things Done” permite ao colaborador, além de uma execução mais otimizada das demandas, identificar erros e outras adversidades que podem prejudicar as entregas no cotidiano dos seus cargos.
Isso pode ainda ser considerado como diferencial à medida que a maioria das empresas não se preocupa com estratégias para organizar suas equipes e melhorar a produtividade. Elas simplesmente entregam as demandas e cobram os resultados. O “Getting Things Done” com certeza é uma ótima opção, pois clareia os afazeres e atividades necessários à organização, e ainda favorece o funcionário, dando a ele uma maior tranquilidade para realizar as funções e melhorar seu desempenho.
Somos a BusUp. Transporte inteligente para sua empresa economizar até 40% com fretamento.
Gostou? Entre em contato com nossa equipe para mais informações. Calculou, economizou, mudou para a BusUp.
