Conheça as causas, consequências e entenda o que fazer para organizar o estoque na empresa
Principalmente nos últimos anos, a gestão eficiente dos estoques possibilitou às empresas reorganizarem gastos das operações e economizarem em pontos estratégicos para otimização dos resultados. O período de quarentena causou modificações na logística de matérias-primas, e organizações que conseguiram organizar o estoque bagunçado e adaptar suas atividades obtiveram expressiva vantagem em relação aos seus concorrentes.
Uma pesquisa realizada pelo IBGE, em meados de 2020, apresentou dificuldade de abastecimento para quase 50% das pequenas empresas entrevistadas. No segmento de comércio, mais de 65% das empresas apresentaram esse empecilho. Ainda mais expressivo foram os números no comércio varejista de veículos, peças e motocicletas, em que sete a cada dez empresas tiveram dificuldades para repor estoques.
Este artigo apresentará um modelo eficiente para a gestão de estoques. Serão listadas as principais deficiências causadas pela má gestão, abordando os principais motivos e ações efetivas para solução desses problemas. Ao final do texto, poderão ser conferidas ainda algumas vantagens oferecidas pela organização dos estoques e controle efetivo de entradas e saídas.
As consequências de um estoque bagunçado na sua empresa
A acuracidade dos estoques diz respeito à precisão dos dados quanto ao armazenamento de mercadorias. Desse modo, quanto mais precisas forem as informações de estoque, mais seguras serão as decisões de gerenciamento. A falta de um acompanhamento efetivo da acuracidade de estoques pode gerar efeitos indesejáveis no funcionamento das atividades citadas, como por exemplo:
Queda no serviço
A dificuldade de planejar materiais e de programar a produção sem a certeza de um saldo correto nos estoques inviabiliza que a empresa consiga manter um alto nível de qualidade de serviço. Isso fará com que perca pontos de reputação e seja classificada como detentora de serviço ruim.
Falta de produtos
A falta na acuracidade do estoque pode fazer com que um determinado produto desejado pelo cliente não esteja disponível. Isso acarretará ainda na perda da venda e na queda da reputação da empresa por conta da desconfiança gerada ao público consumidor.
Excesso de produtos por conta do estoque bagunçado
O excesso de matéria-prima armazenada no estoque também pode significar às organizações um grande problema, já que produtos perecíveis perdem sua validade e não-perecíveis tornam-se obsoletos.
Aumento dos gastos
Desperdício de insumos e erros de controle geram às empresas custos extras que poderiam ser inexistentes, como por exemplo o descarte de itens e os retrabalhos.
Perda de vendas
O excesso de produtos indesejados e a falta de produtos desejados impossibilitam as organizações de oferecer soluções adequadas à necessidade de seus clientes. Isso fará com que eles procurem outras lojas para adquirir o produto que precisam, e podem ainda ficar com uma impressão negativa da empresa em questão.
Principais causas do estoque bagunçado
Tão importante quanto identificar os impactos causados pela imprecisão no registro de estoque é avaliar as possíveis causas das divergências. Existem diversas variáveis que se não forem bem gerenciadas podem atrapalhar a acuracidade, gerando uma desorganização intensa que impede a empresa de trabalhar de maneira profissional e competitiva. São as principais:
Erro de comunicação entre setores
Existem empresas nas quais os departamentos agem por conta própria, desconsiderando a estratégia do negócio como um todo. No caso da gestão de estoques, erros de comunicação entre o setor de vendas e o de compras podem gerar grande desorganização.
Erro na compra dos produtos e o estoque bagunçado
Muitos empreendedores, principalmente os que ainda não possuem grande experiência, fazem grandes compras para conseguir descontos com fornecedores, mas acabam enfrentando dificuldade para vender tudo o que foi comprado. A mesma situação acontece para produtos que os gestores não imaginavam ter uma saída tão rápida, nesse caso é gerada uma falta de estoque.
Falta de regularidade na realização de inventários
Não possuir um programa de contagem contínua de estoques causa desorganização e aumenta a possibilidade de perda ou de roubo de produtos.
Falta de controle e treinamento
Os insumos representam um aspecto vital para a saúde do negócio, sendo assim, a forma de administrar e controlar essas mercadorias deve ser a mais profissional e estruturada possível. Os profissionais responsáveis devem ser altamente treinados para não deixar passar erros de desatenção e não permitir que qualquer outro colaborador faça retirada sem autorização.
Falta de adaptação das estratégias de venda
Cada ponto de venda tem um espaço e particularidade específicos. Aplicar a mesma solução de estoque para todos os espaços é um erro, e normalmente ele é percebido quando a desorganização aparece.
Falta de atualização das informações
A procrastinação na atualização das informações (independente se são entradas ou saídas) é um dos maiores erros na gestão dos estoques. Qualquer atualização na quantidade de materiais deve ser registrada imediatamente a fim de manter a otimização dos processos operacionais.
Estoque bagunçado: como organizar
A fim de resolver os problemas com armazenamento dos insumos, gestores podem e devem buscar fontes de informação apresentando boas práticas e ações para organização do estoque, afinal, eles possuem relação direta com a entrega ao cliente e o relacionamento com parceiros. Sendo assim, os responsáveis pelo setor de compras e armazenagem devem criar um plano de ação eficaz, investindo em:
1. Estrutura adequada
A estrutura escolhida deve ser adequada para conseguir comportar todos os insumos necessários às operações. Além do tamanho adequado, o local deve ser equipado com sinalização clara, facilitando a organização e localização dos produtos.
2. Projeção de demanda
Projetar a sua demanda periódica é essencial para conhecer a quantidade de produtos exigida pelo estoque. Realizar essa projeção ajuda a atender os clientes de forma mais assertiva, eliminando o excesso ou falta de mercadoria.
3. Inventários periódicos
Os inventários dizem respeito a verificação das quantidades de produtos nos estoques. Eles são fundamentais para manter a acuracidade nos depósitos, citada no início do artigo.
4. Bons fornecedores
Criar relacionamento com fornecedores bons, fiéis e agilizados permite que o empresário realize suas compras em menor quantidade e maior frequência. Essa condição possibilita estoques mais enxutos e adequados à demanda do negócio.
5. Treinamento adequado para evitar um estoque bagunçado
Colaboradores responsáveis pelo setor de compras e armazenagem devem receber um treinamento específico para assumirem total controle das entradas e saídas de mercadorias.
6. Logística adequada
A intensidade e periodicidade da reposição deve estar de acordo à dimensão do negócio. Caso contrário, ao invés de ajudar, essa condição poderá dificultar a gestão de armazenagem, trazendo mais ou menos insumos do que o necessário.
7. Indicadores de desempenho
Indicadores de desempenho devem ser levantados, a fim de manter o controle sobre as medidas estabelecidas. Relatórios sobre estagnação, falta de produtos, taxas de perda e retorno, entre outros, são alguns exemplos.
8. Tecnologia
Muitas empresas apostam em soluções tecnológicas a fim de otimizar suas operações, e nos estoques não seria diferente. Na realidade, a armazenagem é uma das necessidades do negócio que mais apresenta soluções digitais para facilitá-la. Os sistemas podem localizar mercadorias, checagem automática de inventário, produzir relatórios, entre outras vantagens.
Por que é fundamental não deixar o estoque bagunçado?
Um estoque organizado faz parte do planejamento de qualquer organização que deseja disputar a liderança do mercado, afinal, essas organizações são competitivas, e não desperdiçam recursos com erros banais de administração. A organização dos estoques ajuda empresas a resolverem desde problemas mais simples, como evitar perdas de mercadorias, até os mais complexos, como entender o nível de periodicidade das reposições.
Essa organização possibilita ainda que a empresa reponha apenas os produtos que estão em falta, fornecendo visão ampla de outros que estão estagnados. Além disso, garante a avaliação frequente dos inventários e a realização de relatórios precisos sobre entrada e saída de produtos.
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