Aprenda a fazer um estoque organizado e melhore a gestão da sua empresa
A organização dos estoques tem um papel fundamental no planejamento estratégico, apesar de nem sempre ser lembrado pelos gestores. A chegada da pandemia de Covid 19 revelou um cenário hostil, no qual muitas empresas se viram obrigadas a encerrar operações por conta de insuficiência ou excesso em seus abastecimentos.
De acordo com o SEBRAE, 87,5% das 6000 empresas entrevistadas relataram queda acentuada no faturamento mensal no início de 2020. Outro estudo realizado pela ABRAS revelou que as empresas brasileiras perdem cerca de 7 bilhões de reais por ano com produtos mal armazenados. Os estoques dizem respeito à capacidade material existente para abastecer demandas, atentando-se sempre aos excessos, para que insumos não percam a validade e se convertam em prejuízos posteriores.
Este artigo apresenta as consequências assumidas por empresas que não organizam seus estoques, além de recomendar boas práticas para evitar consequências negativas que possam atrapalhar vantagens competitivas.
Consequências de não manter o estoque organizado
Manter estoques otimizados não é uma tarefa fácil. Este é um grande desafio para a maioria dos empreendedores, especialmente nos últimos tempos. Existem uma série de medidas e ações que podem ser tomadas para controlar o abastecimento.
O objetivo é suprir a demandas, eliminando excessos. Empresas que desconsideram essas medidas e não realizam um gerenciamento eficaz de seus estoques sofrem com desvantagens visíveis, como por exemplo:
Falta ou excesso de produtos
A maioria das empresas luta para encontrar o equilíbrio entre essas variáveis essenciais. Tanto a falta de produtos importantes nas gôndolas quanto o excesso de outros insumos são graves problemas enfrentados por empresas com planejamento de estoque inexistente.
Insatisfação dos clientes
Estoques mal organizados podem gerar erros nas entregas de produtos, seja na quantidade de itens solicitados ou no próprio atendimento. Isso causa frustração e consequente insatisfação no cliente, que deve deixar de consumir os produtos da marca.
Perda de produtos estragados
A desorganização do estoque pode dificultar a localização de determinado produto no depósito, fazendo com que ele estrague. Estoques muito altos de produtos perecíveis também estão sujeitos a prejuízo, sem contar desvios, furtos e erros de lançamento no sistema.
Imagem organizacional
A falta de organização do estoque ocasiona a queda na qualidade do serviço. Esta, por sua vez, é altamente reverberada pelos clientes criando uma imagem de ineficiência sobre a organização.
Aumento das despesas
A falta de organização no estoque não se resolve por si só, demanda gastos para que a situação se normalize. Um exemplo é a possível danificação de algum produto que deveria ser entregue ao cliente. Nesse caso a empresa terá prejuízo duas vezes, uma sobre o produto inutilizado, e outra sobre a desistência da compra.
Como organizar o estoque de uma empresa?
A falta de controle com o acervo de produtos da organização pode significar, entre outros prejuízos, a perda de clientes e parceiros.. Esses são aspectos essenciais para a sobrevivência da companhia. Cabe aos responsáveis pelo setor de compras tomar providências para otimização do abastecimento, criando um plano de ação eficaz, investido em:
Estoque organizado requer estrutura adequada
Providenciar uma estrutura adequada para o armazenamento das mercadorias é o passo inicial. O gestor deve verificar se o tamanho está de acordo à demanda para que não sobrem espaços ou produtos fora de armazenagem. O local deve ser equipado com sinalização clara, para facilitar a organização e a localização de produtos.
Projeção da demanda
Essencial para conhecer a quantidade necessária em estoque para atender à demanda dos clientes. Desse modo, pode ser considerado procedimento fundamental para eliminar o excesso ou falta de mercadoria.
Inventários periódicos
Procedimento de verificação que realiza um levantamento das quantidades dos produtos em estoque, para compará-las com as alegadas nos indicadores dos sistemas. É fundamental para manter a precisão do serviço, sendo mais vantajoso quando feito periodicamente.
Liquidações de estoque
Uma boa estratégia é oferecer descontos, sorteios e promoções para liquidar produtos que se tornaram obsoletos. Isso acontece muito em períodos sazonais, com produtos específicos, e existem diversas formas para queimar esse estoque. O importante é não deixar mercadorias estagnadas converterem-se em prejuízo.
Bons fornecedores
Encontrar um fornecedor bom e fiel permite que o empresário faça compras menores e com mais frequência, mantendo seu estoque enxuto. Além disso, não se pode deixar de levar em consideração questões como: preço, flexibilidade, agilidade, confiança e prazos.
Treinamento dos colaboradores
Funcionários dos setores de compra e estoques devem receber os devidos treinamentos para melhores práticas de gestão. Existem diversas opções como: palestras, workshops, cursos in company etc.
Modelo de logística e reposição adequado
O estoque não funcionará adequadamente se o modelo de logística não for adequado à dimensão do negócio. Caso a empresa não possua um fluxo de venda tão ágil, é melhor optar por um modelo de reposição periódica, sem tanta intensidade, por exemplo.
Indicadores de desempenho
Para manter o controle sobre todas as medidas estabelecidas, deve-se criar indicadores de satisfação no estoque. Relatórios sobre estagnação, falta de produtos, taxas de perda e retorno, entre outros, são alguns exemplos.
O papel da automatização para manter o estoque organizado
A tecnologia é uma grande aliada quando se trata de otimização de processos organizacionais. Sistemas podem localizar mercadorias, realizar checagem e atualização de inventário automaticamente, produzir relatórios sobre saída de produtos e muitas outras vantagens. Algumas das plataformas a seguir são eficientes para automação de processos na gestão de estoques:
Conta Azul
Oferece soluções tecnológicas para desempenho operacional. Seu sistema de controle de estoque é totalmente online, possuindo diversos recursos, como atualização automática, inventário, etc.
Gran Money
Sistema que oferece função de controle de estoque. Está disponível na versão mobile e pode ser configurado para notificar usuários em tempo real.
Linx
Oferece soluções para pequenos, médios e grandes negócios. Seu sistema atende todos os segmentos, desde restaurantes a consultórios, e seus softwares garantem total integração e centralização das operações.
Quais as vantagens de manter o estoque organizado?
Uma organização eficaz do abastecimento operacional garante a economia de recursos para serem reinvestidos na empresa. Garante, também, um rendimento melhor das equipes que deixam de perder tempo com itens mal sinalizados.
Uma política de abastecimento bem gerenciada permite a construção de relacionamento duradouro com fornecedores e clientes. Por isso, é uma grande aliada das organizações em períodos de crise, possibilitando a economia de custos e o atendimento ágil e eficiente.
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