O equilíbrio entre qualidade e produtividade no trabalho ajuda empresas a reterem funcionários.

Qualidade e produtividade no trabalho: Como atingir o equilíbrio

15 minutos

Busca por qualidade e produtividade motiva colaboradores

Apenas 39% do trabalho é produtivo, segundo uma pesquisa da Workfront, empresa de softwares americana. Ao contrário do que muitos podem pensar, a “culpa” não está na procrastinação e só reforça a necessidade de atingir o equilíbrio entre qualidade e produtividade durante o expediente.

As respostas dos funcionários trouxeram informações importantes: são as atividades do próprio trabalho que mais ocupam os colaboradores. Reuniões (metade classificadas como “improdutivas”), checagem de e-mails e tarefas administrativas são as que ocupam a maior parte do expediente. Pequenas distrações, como navegar em sites, só ocupam entre 30 e 60 minutos do tempo. 

A discussão entre qualidade e produtividade ganhou novas proporções pós-pandemia. 81% dos colaboradores afirmaram que a produtividade, trabalhando de casa, é maior ou igual à da atividade presencial. Porém, muitos estão trabalhando mais horas, com 45% dos entrevistados conectando acima de 45 horas por semana. 

O equilíbrio entre qualidade e produtividade no trabalho ajuda empresas a reterem funcionários.
O equilíbrio entre qualidade e produtividade no trabalho ajuda empresas a reterem funcionários.

Perigos da falta de equilíbrio entre qualidade e produtividade

Na busca pela maior produtividade, muitas empresas acabam “pesando a mão”. O efeito é o contrário do esperado, com sérios danos causados para a saúde do colaborador. O  International Stress Management Association (ISMA-BR) aponta o Brasil como o 2º país com mais pessoas afetadas pela Síndrome do Burnout em todo o mundo.

O fenômeno, reconhecido como doença ocupacional no início de 2022, atinge cerca de 30% dos trabalhadores brasileiros. Só entre janeiro e julho de 2021, foram concedidos 207 auxílios por causa dessa enfermidade. Segundo os psicólogos, isso é causado pela grande competição no mercado de trabalho, pelo péssimo clima organizacional e, também, pela falta de reconhecimento.

Os próprios colaboradores já estão cientes disso e estão em busca de uma vida mais estável. Uma pesquisa da Catho mostrou que qualidade de vida é fundamental para 64% dos profissionais, tentando equilibrar qualidade e produtividade. Se a própria empresa não contribui para este fim, há sérios riscos de turnover em massa

Este é um cenário que assusta gestores de Recursos Humanos, e com razão. A “Grande Resignação”, fenômeno americano que já chegou ao Brasil, reflete a busca por ambientes mais saudáveis, com mais  qualidade de vida e oferta de melhores benefícios, sejam eles monetários ou emocionais. 

Como equilibrar qualidade e produtividade

As organizações precisam entender como se adaptar ao novo cenário. Além de reter talentos, há um benefício monetário: empresas focadas na qualidade de vida dos colaboradores são, em média, 70% mais rentáveis que as concorrentes. Outros resultados incluem melhoria no clima de trabalho, maior produtividade e atração de talentos.

Saber como equilibrar qualidade e produção é um assunto importante, que deve ser liderado pelo time de Recursos Humanos. Entre as principais ações, estão:

Revisão de processos

Na pesquisa da Workfront, os próprios colaboradores apresentaram um ponto importante: o excesso de reuniões e tarefas cotidianas que acabam atrapalhando a produtividade. Essa informação vai ao encontro de uma pesquisa divulgada em 2014 pela Bain & Company. Na época, os funcionários perdiam 10 horas de trabalho toda semana por causa de burocracias, tomadas de decisão e reuniões “inúteis”.

Esse hábito se fortaleceu na pandemia, graças ao aumento de encontros virtuais como forma de aproximar os colaboradores. O fenômeno ganhou o apelido de “Zoom Fatigue”, ou “Fadiga do Zoom” — uma alusão à plataforma de videoconferências, mas que serve para outras ferramentas com o mesmo objetivo.

Logo, é preciso mapear e rever processos operacionais para encontrar gargalos e tarefas concorrentes. Talvez os gestores percebam que as dailys atrapalham mais do que ajudam, fazendo com que essas reuniões sejam mais espaçadas. E muitas podem ser resolvidas com o simples uso de e-mails. Ou repensar pequenos detalhes no dia a dia, como trocar videoconferências de follow-up por e-mails bem estruturados.

Uso de ferramentas de gestão

O mapeamento de processos fica bem mais fácil com o uso de ferramentas de gestão. Não há resposta certa de qual metodologia funciona melhor, pois variará de acordo com a organização e com as necessidades de cada empresa.

  • 5W2H: É um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas antes de o projeto começar. A sigla vem do inglês e reúne o que será feito, o motivo, onde, quando e por quem. O “como” e o “quanto” também são abordados para eliminar quaisquer dúvidas.
  • PDCA: Outra sigla em inglês, que significa PLAN–DO–CHECK–ACT. Ou seja: planejar, fazer, verificar e agir. A metodologia, também conhecida como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, prioriza a medição e a eficácia das ações tomadas.
  • SWOT: A função da SWOT é analisar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças para encontrar caminhos de crescimento no mercado. O Sebrae oferece uma planilha gratuita, com explicações de como preencher cada quadrado

Investimento em treinamentos

O Brasil precisa avançar no cenário de T&D, como apontou o Panorama do Treinamento no Brasil de 2021. Os profissionais americanos têm 90% a mais de horas de treinamentos do que os brasileiros e o valor investido também tem uma diferença significativa. O investimento anual de empresas dos EUA chegou a US $1.302, enquanto as brasileiras empregaram apenas R $997 para este mesmo  fim.

Investir em treinamentos significa melhorar a qualidade e a produtividade dos trabalhos entregues. Assim, os gestores reconhecem seus funcionários e os ajudam a desenvolverem habilidades que são benéficas para a própria empresa. Ter um plano de treinamento pronto ajuda a aproveitar ao máximo a competência dos profissionais.

Implementação de Benefícios

É preciso reconhecer como o descanso influencia na carreira. O autor Aaron Edelheit reforça, em entrevista para a Forbes, como é crucial trocar “hábitos autodestrutivos” de trabalho por comportamentos que ajudam a atingir o equilíbrio entre qualidade e produtividade.

Uma forma de as empresas estimularem isso é com bons pacotes de benefícios, que podem ser flexibilizados de acordo com a necessidade de cada colaborador. Cartões como Ticket, Caju e o Flash permitem que a pessoa “fatie” o orçamento disponível para educação, home office, cultura e bem-estar.

Em casos de trabalhos presenciais, o transporte fretado ajuda os colaboradores a descansarem antes e depois do expediente. Os brasileiros gastam 32 dias do ano no trânsito, e transformar esse momento em horas de tranquilidade faz toda a diferença.

É possível ter qualidade e produtividade no trabalho 

O mercado está cada vez mais competitivo e os colaboradores sentem pressão para atingirem as expectativas. No entanto, isso pode trazer mais prejuízos do que benefícios, como afastamento por cansaço e burnout. Sem estímulos nem reconhecimento necessários, os talentos vão saindo, e as empresas perdem a credibilidade.

Dessa forma, é essencial investir em metodologias em prol da qualidade e produtividade. Revisão de processos e eliminação de burocracias, redução de reuniões e investimento em treinamentos são algumas das ações mais bem-quistas entre funcionários. Assim, eles conseguem ter tempo para se dedicarem às suas tarefas e entregarem melhores resultados.

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